W obecnej sytuacji, która związana jest z pojawieniem się zagrożenia koronawirusem SARS-CoV-2, wiele firm wyposaża swoje biura w alkohol (spirytus) do dezynfekcji. Wynika to przede wszystkim z braku dostępności innych środków służących do odkażania. W kontekście powyższego pojawia się pytanie: czy tego rodzaju wydatek podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Bezpieczeństwo w miejscu pracy to podstawa

Z przepisów Kodeksu pracy (w szczególności art. 207 § 2 oraz art. 304 § 1) wynika, że pracodawcy są obowiązani chronić zdrowie i życie pracowników oraz zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Zakup alkoholu (spirytusu) do dezynfekcji rąk, czy też powierzchni biurowych w celu  ograniczenia rozprzestrzeniania się koronawirusa SARS-CoV-2 niewątpliwie spełnia te warunki. Wydatki na ten cel są bowiem realizacją podstawowych obowiązków pracodawcy w zakresie ochrony pracowników przed zarażeniem się koronawirusem i jego rozprzestrzenieniem w miejscu pracy. Tym samym, podobnie jak zakup środków higienicznych (mydeł, ręczników) przedsiębiorca może zaliczyć zakup alkoholu (spityrusu) do kosztów uzyskania przychodu.

Zakup alkoholu nie zawsze w celach reprezentacyjnych

Twierdzenie, że zakup alkoholu do dezynfekcji nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów w tym przypadku nie będzie uzasadnione. Owszem, wydatki na zakup alkoholu podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów, ale tylko wtedy, gdy będą spełniać funkcję reprezentacyjną. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Trudno natomiast mówić o wydatku o charakterze reprezentacyjnym w przypadku zakupu alkoholu, którego funkcja sprowadza się do odkażania rąk przez pracowników czy też dezynfekcji powierzchni biurowych w dobie zagrożenia SARS-CoV-2. Tym samym, słuszność ponoszonych wydatków na zakup alkoholu do dezynfekcji (tak jak i innych środków higienicznych) nie powinna budzić zastrzeżeń w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej.

Wydatki poniesione na zakup alkoholu do dezynfekcji należy zaliczyć do kosztów innych niż bezpośrednio związanych z przychodami. W rezultacie, będą one podlegać potrąceniu w momencie ich poniesienia (koszt pośredni). Co ważne, od takiego zakupu podatnik (przedsiębiorca) będzie mógł również odliczyć podatek VAT. Podstawą odliczenia będzie faktura.

Sytuacja jednoosobowego przedsiębiorcy zgoła odmienna

Inaczej wygląda sytuacja jednoosobowej działalności gospodarczej czyli podmiotu, który nie zatrudnia pracowników i prowadzi działalność np. w swoim mieszkaniu. Ten bowiem, poniesionych wydatków na zakup alkoholu do odkażania (jak również innych środków higienicznych) nie będzie mógł zaliczyć  do kosztów uzyskania przychodów.

Powyższe wynika z tego, że organy podatkowe nie zgadzają się się na zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów wydatków o charakterze osobistym. Wydatek o charakterze osobistym to wydatek poniesiony na własne potrzeby przedsiębiorcy, który nie ma związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Najprościej można to wytłumaczyć w ten sposób, że zakup przez jednoosobowego przedsiębiorcę środków higienicznych stanowi spełnienie jego osobistych potrzeb związanych z ochroną zdrowia i takiego samego zakupu dokonałby również nie będąc przedsiębiorcą (jako osoba fizyczna). Z tego też  względu, wydatki poniesione na zakup środków higienicznych przez przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność nie będą podlegały rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów. Z powyższych względów od takiego zakupu przedsiębiorca nie odliczy również podatku VAT.

Niestandardowe okoliczności, niestandardowe podejście

Znaleźliśmy się wszyscy w niewątpliwie wyjątkowych okolicznościach. Szczególne obowiązki ciążą aktualnie na pracodawcach, którzy mają obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa swoim pracownikom. W takiej sytuacji, nawet organy podatkowe, które dotychczas nie pozwalały na zaliczenie zakupu alkoholu do kosztów uzyskania przychodu, muszą zmienić swoje podejście. Niestandardowe okoliczności wymagają bowiem niestandardowych rozwiązań.

Autorką artykułu jest Monika Lewińska, prawnik w GWW.