Wypowiedzenie umowy o pracę w okresie stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego

W okresie występowania pandemii zdarza się coraz częściej, że pracownicy porzucają pracę z dnia na dzień, czasami bez poinformowania o tym fakcie pracodawcy. Przyjmuje się, że porzucenie pracy przez pracownika może być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, a tym samym może być podstawą do rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320; dalej jako: „k.p.”). W takich przypadkach, gdy pracownik nie pojawia się w miejscu pracy bez podania powodu, problematyczne może być jednak rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę.

Zgodnie z art. 30 § 3 k.p. Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Powyższa regulacja ma na celu zapewnienie pracownikowi możliwości zapoznania się z treścią wypowiedzenia, jednak w wypadku gdy pracownik nie zjawia się w miejscu pracy, doręczenie wypowiedzenia musi nastąpić w inny sposób, zapewniający możliwość ustalenia, czy pracownik miał możliwość zapoznania się z jego treścią, zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego (dalej jako: „k.c.”) w zw. z art. 300 k.p. Najczęściej pracodawca w takim wypadku decyduje się na nadanie wypowiedzenia listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na znany adres pracownika. W przypadku gdy pracownik nie odbierze listu, zgodnie z tzw. fikcją doręczeń po 7 dniach od ponownego awizowania przesyłki uznawało się pismo za skutecznie doręczone. Zastosowanie fikcji doręczenia uległo jednak zmianie w momencie wprowadzenia do porządku prawnego ustawy z 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. z 2022 r. poz. 376; dalej jako: „ustawa o COVID”). Zgodnie z art. 98 ust.1 ustawy o COVID Nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. Oznacza to, że w czasie obowiązywania stanu epidemii oraz stanu zagrożenia epidemicznego pism, które podlegają doręczeniu, a które nie zostały odebrane przez odbiorcę po dwukrotnym awizowaniu, nie uznaje się za skutecznie doręczone, tym samym wyłączone zostaje zastosowanie fikcji doręczeń. W obecnym stanie prawnym konieczne zatem staje się, by pracownik odebrał wypowiedzenie lub odmówił jego odebrania, żeby dane pismo mogło zostać uznane za skutecznie doręczone. Wynika to z faktu, że pracownik musi mieć realną możliwość zapoznania się z treścią wypowiedzenia, nie ma natomiast znaczenia, czy decyduje się on na przyjęcie listu zawierającego oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, czy też celowo odmawia jego przyjęcia.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 12 maja 2022 r. w sprawie odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii oraz rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 12 maja 2022 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego, od 16 maja br. na terenie Polski ogłoszony został stan zagrożenia epidemicznego.  Ustawodawca nie uchylił jednak przepisu art. 98 ustawy o COVID. Oznacza to, że wyżej wskazana regulacja nadal ob owiązuje na terenie RP, a pracodawcy nadal mogą napotykać problemy w doręczeniu wypowiedzenia czy oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia.

W związku z powyższym należy rozważyć, w jaki sposób pracodawca może doręczyć pracownikowi wypowiedzenie lub oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia. Jak wynika z art. 30 § 3 k.p., wypowiedzenie powinno nastąpić w formie pisemnej, jednakże – zgodnie z art. 78¹ k.c. w związku z art. 300 k.p. – oświadczenie woli, takie jak np. oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, może być również złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadku zastosowania przez pracodawcę formy elektronicznej wypowiedzenie powinno być doręczone na prywatny lub służbowy adres e-mail. W związku z tym, że nie każdy pracownik posiada służbowy adres e-mail, a pracodawca przeważnie nie posiada dostępu do takich danych pracownika jak prywatny adres e-mail, wymóg ten może powodować niemożliwość skorzystania z tej formy złożenia wypowiedzenia umowy o pracę. Dostęp do adresu prywatnej poczty elektronicznej oraz możliwość kontaktowania się przez pracodawcę z pracownikiem z wykorzystaniem tego adresu wymaga zgody pracownika. Art. 22¹ § 1 i 3 k.p. wyraźnie wskazują, udostępnienia jakich danych może żądać pracodawca. Zgodnie z tym przepisem adres poczty elektronicznej nie należy do zakresu tych danych, więc jego udostępnienie jest dobrowolne, a zgoda pracownika na jego wykorzystanie przez pracodawcę może być w każdej chwili odwołana (art. 22^1a k.p.). Ta forma złożenia wypowiedzenia może przysparzać pracodawcom pewnych problemów, gdyż nie będąc administratorami poczty, nie mają oni możliwości sprawdzenia, czy pracownik zapoznał się z przesłanym dokumentem, a tym samym trudno może być udowodnić, że pracownik rzeczywiście zapoznał się z wysłanym pismem.

Pracodawca może również podjąć próbę doręczenia wypowiedzenia w formie pisemnej za pośrednictwem kuriera. W przypadku gdy pracodawca posiada informację o odbiorze przesyłki zawierającej wypowiedzenie, a tym samym o skutecznym doręczeniu pisma, wypowiedzenie staje się skuteczne. Konieczne jest jednak zamieszczenie informacji na przesyłce, że podlega ona odbiorowi wyłącznie przez osobę, do której jest kierowana. Co jednak w przypadku, gdy pracownika nie zastanie się w miejscu doręczenia przesyłki lub gdy pracownik odmówi odebrania przesyłki od kuriera? W przypadku odmowy odebrania przesyłki od kuriera uznaje się, że pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy, znajdującym się w tej przesyłce, a tym samym wypowiedzenie jest skuteczne.

Pomimo ograniczeń w stosowaniu fikcji doręczeń pracodawca nadal może skorzystać z kilku możliwości, które umożliwią mu skuteczne doręczenie pracownikowi wypowiedzenia umowy o pracę. Wydaje się, że najlepszym wyjściem jest uzyskanie przez pracodawcę zgody pracownika na wykorzystanie jego prywatnego adresu e-mail w celach związanych z wykonywaniem stosunku pracy, jednak pracodawca powinien pamiętać w tym wypadku, że zgoda ta jest dobrowolna i nie każdy pracownik musi ją wyrazić. W obecnym stanie prawnym skorzystanie z formy doręczenia za pośrednictwem poczty lub kuriera powoduje, że pracodawca nie może być pewien, czy doręczenie wypowiedzenia nastąpi oraz czy pracownik w ogóle odbierze przesyłkę w okresie jej awizowania, natomiast w przypadku elektronicznej formy doręczenia oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, zgodnie z art. 61 § 2 k.c., uznaje się za złożone z chwilą wprowadzenia go do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, by pracownik mógł się z nim zapoznać. Konieczne jest jednak, aby pracodawca pamiętał przy składaniu wypowiedzenia w formie elektronicznej o wymogu podpisania tego pisma kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Niespełnienie tego wymogu powoduje wadliwość złożonego oświadczenia, a tym samym takie wypowiedzenie może być kwestionowane przez pracownika.