Czy warto przejść na B2B?

„Forma współpracy do wyboru: umowa o pracę lub B2B” – zdarza nam się słyszeć na rozmowie kwalifikacyjnej. Czy rzeczywiście jest to takie proste? Nie do końca – B2B nie zawsze powinna i może zastąpić umowę o pracę. Nie zawsze się też to opłaca. Czy warto się na nią zdecydować? Odpowiem po „prawniczemu” – to zależy. Ale od początku.

Co to jest B2B?

B2B to powszechna nazwa umowy zlecenia wykonywanego w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej. Jest bardzo popularna – szczególnie w takich branżach jak IT, obsługa prawna, dziennikarstwo czy sprzedaż. Jej głównymi zaletami jest duża swoboda stron w kształtowaniu umowy (bez większości ograniczeń, jakie niesie za sobą umowa o pracę) oraz fakt, że może być bardzo korzystna podatkowo. Te dwie zalety sprawiają, że bardzo często jest wybierana zarówno przez przedsiębiorców, jak i przez ich zleceniobiorców. Mechanizm działania jest bardzo prosty: zakładasz działalność, podpisujesz odpowiednią umowę i na koniec każdego miesiąca wystawiasz zleceniodawcy fakturę.

Wybór metody opodatkowania

Polski Ład znacząco wpłynął na opodatkowanie działalności i spowodował, że koszt prowadzenia takiej działalności jest wyższy niż dotychczas. Główną zmianą, która ma tutaj zastosowanie, jest zmiana dotycząca składki zdrowotnej. Przed 2022 składkę zdrowotną można było w znacznej większości odliczyć od podatku. Obecnie stała się ona de facto dodatkowym podatkiem dochodowym bez kwot wolnych i zwolnień.

W większości wypadków mamy wybór jednej z trzech opcji opodatkowania: zasady ogólne, podatek liniowy i ryczałt. Zasady ogólne polegają na tym, że do 120 000 zł płacimy podatek progresywny 12%, a po przekroczeniu tej kwoty – 32%. Do tego trzeba jeszcze dodać 9% składki zdrowotnej. Jest to metoda zbliżona do opodatkowania umowy o pracę, z tym że możemy odliczać koszty naszej działalności.

Drugą metodą jest podatek liniowy – wynosi on 19% niezależnie od wysokości dochodów oraz 4,9% składki zdrowotnej.

Trzecią metodą jest ryczałt. Tutaj nie odliczymy kosztów – podatek liczymy od otrzymanych przychodów. Stawki podatku zależą od tego, co będziemy robić w naszej działalności, i wahają się od 2 do 17%. W tym wypadku opłacamy również stałą składkę zdrowotną zależną od wysokości naszych przychodów – 376,16 zł (do 60 000 zł rocznie), 626,93 zł (d0 300 000 zł) oraz 1128,48 zł (powyżej 300 000 zł).

Generalnie porównując skalę podatkową z podatkiem liniowym, można wysnuć regułę, że powyżej ok. 13 000 zł dochodu (a więc po odjęciu kosztów) bardziej opłaca się podatek liniowy. Poniżej tej kwoty podatnik na zasadach ogólnych zapłaci mniej.

Porównywanie tych dwóch metod do ryczałtu jest o tyle trudne, że w przypadku ryczałtu uwzględniamy tylko przychód, a nie dochód (czyli nie interesują nas koszty) oraz stawka zależy od tego, czym się zajmujemy. Załóżmy jednak, że jesteś programistą i możesz korzystać z 12% podatku. W takiej sytuacji, jeśli masz przychód na poziomie ok. 13 000 zł miesięcznie (zakładając, że Twoje miesięczne koszty nie przekraczają 2 000 zł), ryczałt będzie dla Ciebie najkorzystniejszą opcją. Dalej przewaga ryczałtu się tylko pogłębia. Oczywiście może się to zmienić zależnie od wysokości ponoszonych kosztów.

Zakładając, że świadczysz usługi doradcze, możesz korzystać z 15% ryczałtu. Wówczas przewaga ryczałtu nad innymi formami opodatkowania zaczyna się na poziomie ok. 15 000 zł (przy podobnym jak wyżej założeniu co do kosztów).

Oczywiście powyższe wyliczenia są jedynie przykładowe i w każdym wypadku należy rozważyć to szczegółowo.

ZUS

Składki na ubezpieczenia społeczne również mogą być płacone w znacznie korzystniejszej formie niż w przypadku umowy o pracę. Dla przypomnienia, w przypadku umowy o pracę Ty płacisz 13,71% swojego dochodu brutto, zaś Twój pracodawca „dokłada” do niego jeszcze 20,45%.

W przypadku działalności gospodarczej standardowo opłacasz miesięcznie stałe składki – w 2023 jest to 1418,48 zł. Na umowie o pracę płaciłbyś podobną kwotę, zarabiając 10 500 zł, ale przy założeniu, że Twój pracodawca nie płaciłby nic. Jako że płaci więcej od Ciebie, to realnie ZUS z Twojej umowy o pracę dostaje tyle samo, jeśli tylko przekroczysz 4 000 zł miesięcznie (i kwota ta rośnie).

Przez pierwsze pół roku możesz jednak korzystać ze zwolnienia w ramach tzw. ulgi na start. Wtedy nie płacisz ZUS w ogóle – tylko składkę zdrowotną (którą omówiłem z podatkami, bo – nie oszukujmy się – składka zdrowotna w obecnym kształcie jest dodatkowym podatkiem dochodowym).

Przez następne 2 lata możesz korzystać z obniżonych składek. W 2023 wynoszą one 331,26 zł.

Po upływie tego terminu możliwe jest również opłacanie niższych niż standardowe składki przez 60 miesięcy w ramach tzw. ulgi mały ZUS plus. Dotyczy ona tylko sytuacji, gdy Twoje przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 120 000 zł. Wykluczone są z niej wolne zawody, artyści oraz wspólnicy spółek.

Dla pełnej jasności zaznaczenia wymaga, że zarówno ta kwota, jak i wszystkie pozostałe składki opłacane z działalności gospodarczej od lipca 2023 nieznacznie wzrosną.

Co jeszcze wziąć pod uwagę?

Przy decyzji, czy przechodzić na działalność i jaką formę wybrać, należy zastanowić się nad swoimi planami na przyszłość i sytuacją rodzinną. Jeśli np. planujesz w najbliższym czasie wziąć kredyt, musisz pamiętać, że bank najlepiej oceni Twoją zdolność, jeśli jesteś na umowie o pracę, najlepiej na czas nieokreślony. Nawet jeśli netto zostaje Ci trochę mniej. Najgorszym wyborem w takiej sytuacji będzie ryczałt – z uwagi na brak kosztów banki biorą pod uwagę jedynie część Twoich przychodów jako dochód.

Kolejne pytanie, które należy sobie zadać, to czy planuję jakąś większą inwestycję w najbliższym roku, np. zakup sprzętu, samochodu, nieruchomości. Jeśli tak, te koszty mogą spowodować, że ryczałt nie będzie najopłacalniejszą opcją.

W przypadku gdy masz małżonka i nie masz rozdzielności majątkowej, zasady ogólne pozwolą Ci na wspólne rozliczenie podatku. W przypadku gdy Twój małżonek zarabia znacznie mniej, możesz dwa razy wykorzystać kwotę wolną lub próg podatkowy. Jeśli Twój małżonek nie osiąga dochodów 32%, zapłacisz dopiero, jeśli Wasze wspólne dochody przekroczą 240 000 zł.

Podobnie jest w przypadku ulgi na dzieci. Możesz z niej skorzystać tylko w sytuacji, gdy rozliczasz się według skali podatkowej. Jeśli wybierzesz ryczałt lub podatek liniowy, z ulgi możesz skorzystać tylko, jeśli masz inne dochody (np. umowę o pracę) opodatkowane skalą podatkową. Zastosujesz ją wtedy do tych innych dochodów. Ulga ta pozwala na obniżenie podatku o 1 112,04 zł na każde dziecko w przypadku posiadania do 2 dzieci. W przypadku posiadania większej ilości dzieci kwota ta rośnie.

Kolejną sytuacją, która wymaga szczegółowego przeanalizowania, jest uzyskiwanie dochodów z tytułu przeniesienia praw autorskich. Jeśli jesteś programistą i wytwarzasz programy komputerowe, a Twój pracodawca umożliwia stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, to próg opłacalności przejścia na działalność będzie wyższy niż w przypadku „zwykłej” umowy o pracę. Tutaj jednak nie podam nawet przybliżonego progu, bo wszystko zależy od tego, jaka część Twojego wynagrodzenia jest objęta podwyższonymi kosztami uzyskania przychodu.

Musisz pamiętać również, że w przypadku gdy będziesz świadczyć usługi w ramach B2B na rzecz swojego byłego pracodawcy, nie będziesz mógł zastosować ulg ZUS. Podatek liniowy będziesz mógł zastosować dopiero w następnym roku, zaś ryczałt – po upływie pełnego roku kalendarzowego.

Możliwe jest jednak zastosowanie ich, jeśli Twoja działalność będzie się różniła przedmiotowo od działalności wykonywanej w ramach umowy o pracę, jednak w takiej sytuacji wymagana jest dokładna analiza i w niektórych przypadkach uzasadnione będzie uzyskanie indywidualnej interpretacji.

Kiedy nie warto wejść na B2B?

Są sytuacje, w których rozważanie przejścia na działalność się zwyczajnie nie opłaca. Pierwszą z nich jest sytuacja, kiedy masz mniej niż 26 lat. Na umowie o pracę lub zlecenie dostajesz kwotę, która jest zwolniona z opodatkowania, a jeśli masz zawartą umowę zlecenia i do tego jesteś studentem, to nie płacisz także składek. Z tych zwolnień na działalności nie skorzystasz.

Drugą sytuacją, kiedy się to nie opłaca, jest sytuacja, w której Twój miesięczny zarobek na umowie o pracę lub zlecenie nie przekracza 6 000 zł brutto. Co prawda przez pierwsze 2,5 roku zaoszczędzisz na kosztach ZUS, ale całą oszczędność (lub jej znaczną część) pochłonie koszt prowadzenia księgowości. Od tego też jest wyjątek, a dotyczy on sytuacji, gdy ustalisz ze zleceniodawcą, że do tej kwoty doliczycie równowartość składki pracodawcy, której on nie zapłaci przez to, że będziesz na działalności. Ale faktycznie będzie to już 7 200 zł. Drugi wyjątek jest wtedy, kiedy od Twojego rodzaju działalności możesz opłacać niski ryczałt (2–5,5%). Rzadko się to jednak zdarza.

Kiedy B2B jest wykluczone

Przepisy przewidują dwie sytuacje, kiedy nie możemy wykonywać czynności w ramach B2B. To znaczy możemy, ale przez urząd skarbowy i ZUS dalej będziemy traktowani jak pracownik czy zleceniobiorca.

Pierwszą z nich jest wykonywanie czynności menedżerskich. Jeśli w ramach obowiązków zarządzasz pracownikami (lub nawet kontraktorami) lub mieniem pracodawcy, Twoje dochody (nawet jak założysz działalność) będą opodatkowane jak zwykłe zlecenie.

Druga sytuacja ma miejsce wtedy, gdy stosunek prawny w znacznym stopniu przypomina umowę o pracę (tzw. pozorność) lub gdy jako kontraktor nie ponosisz odpowiedzialności za swoje działania, nie ponosisz ryzyka gospodarczego (kosztów), jesteś w stosunku podległości (Twój zleceniodawca decyduje co, kiedy i jak masz robić). W takiej sytuacji będziesz traktowany przez US i ZUS.

Jakie mogą być konsekwencje?

W przypadku gdy jesteś w którejś z powyższych sytuacji, może być tak, że urząd skarbowy lub ZUS przeprowadzi kontrolę, w której wyjdzie, że nie możesz być traktowany jak pracownik z uwagi na któryś z powyższych przypadków. Konsekwencją takiej kontroli może być wystawienie decyzji nakazującej zwrot różnicy pomiędzy podatkiem lub składkami faktycznie zapłaconymi a tymi, które zapłaciłby pracownik. Taki zwrot może dotyczyć łącznie poprzednich 5 lat. Do tego dojdą jeszcze odsetki plus ewentualne grzywny.

Z uwagi na to, że w przypadku umowy o pracę czy zlecenia wykonywanego poza działalnością płatnikiem podatków i składek jest pracodawca (lub zleceniodawca), organ zażąda od niego zapłaty zaległości. On będzie jednak mógł od Ciebie dochodzić ich zwrotu według przepisów o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Jak tylko taka kontrola się pojawi, najlepsze, co możesz zrobić, to zaangażować doradcę podatkowego lub radcę prawnego czy adwokata. Może być tak, że na etapie kontroli jeszcze da się uratować sytuację przez powołanie dowodów wykazujących, że Twój stosunek albo różni się od umowy o pracę, albo może czynności, które urząd uważa za menedżerskie, w rzeczywistości takimi nie są. Ja jestem jednak zdania, że lepiej zapobiegać niż leczyć.

Czy można coś zrobić, gdy wykonuję czynności menedżerskie?

Z uwagi na to, że przepisy mówią o tym, że czynności menedżerskie nie są traktowane jako dochód z działalności wykonywanej osobiście, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby w ramach działalności gospodarczej wykonywać inne czynności świadczone na rzecz samego podmiotu. Bardzo często zdarza się tak, że ktoś, kto jest menedżerem, zajmuje się również innymi rzeczami związanymi bezpośrednio z przedmiotem danego przedsiębiorstwa, np. poza zarządzaniem zespołem zajmuje się również projektowaniem czy sprzedażą. W takiej sytuacji możliwe jest wykonywanie czynności menadżerskich na podstawie jednego tytułu prawnego, a pozostałych na podstawie innego.

W takim przypadku ważne jest jednak, aby wdrożenie tego rozwiązania było poprawne i oparte zarówno prawnym, jak i faktycznym rozdzieleniu tych czynności, zaś zawarte umowy odpowiadały rzeczywistości.