Niezależnie od tego, czym zajmujemy się zawodowo, słowo „mandat” generalnie źle się nam kojarzy. Inaczej jest w przypadku członków zarządu spółki z o.o. Osoba piastująca funkcję członka zarządu zawsze musi bowiem dysponować tzw. mandatem. Z punktu widzenia prawa handlowego, pojęcie mandatu nie ma pejoratywnego znaczenia. Mandat to inaczej kompetencja do pełnienia obowiązków członka zarządu. Jeżeli określona osoba nie posiada mandatu, to nie może wykonywać zadań członka zarządu.

Mandat może wygasnąć

Członek zarządu zaczyna wykonywać swój mandat z chwilą powołania na wspomniane stanowisko. Należy jednak pamiętać, że mandat może wygasnąć. Potencjalnych przyczyn wygaśnięcia mandatu jest wiele. Przykładowo, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Mandat członka zarządu wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu.

Kłopoty mogą pojawić się wtedy, gdy zainteresowany nie wie, że przysługujący mu mandat wygasł. W takiej sytuacji przestaje być on bowiem członkiem zarządu i nie może podejmować żadnych działań w imieniu spółki. Natomiast spółka powinna ponownie powołać daną osobę w skład zarządu (odnawiając jej mandat), ewentualnie uzupełnić skład zarządu w inny sposób.

Co, jeśli działa się bez mandatu

Tutaj najlepiej odwołać się do przykładu:

„Mandat członka zarządu wygasł, w związku z tym, że upłynął czas, na jaki powołano go w skład zarządu. Wspólnicy zapomnieli o tym, że daną osobę należy ponownie powołać do zarządu. Sam zainteresowany uznał, że skoro nadal jest wpisany do KRS, to ciągle może działać za spółkę. W konsekwencji podpisał on w imieniu spółki umowę na dostawę towaru od zewnętrznego kontrahenta. Kontrahent dostarczył towar, ale spółka nie zapłaciła za niego.”

Co się może stać, jeżeli były członek zarządu wciąż reprezentuję spółkę, np. podpisując umowy? W takim przypadku mówi się o czynności prawnej dokonanej przez tzw. fałszywego piastuna organu osoby prawnej. Przede wszystkim analizowana czynność może zostać potraktowana jako nieważna. Poważne konsekwencje mogą jednak dotknąć także fałszywego piastuna. Odpowiada on bowiem materialnie za szkody powstałe po stronie kontrahenta spółki.

Kto jako organ osoby prawnej zawarł umowę w jej imieniu nie będąc jej organem (czyli fałszywy organ) może być pociągnięty do odpowiedzialności przez drugą stronę umowy. Kontrahent, który dostarczył spółce towar, ma prawo domagać się od byłego członka zarządu zwrotu tego, co spółka otrzymała w wykonaniu umowy. Poza tym kontrahent może wystąpić wobec fałszywego piastuna o naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania.

O czym jeszcze musi pamiętać członek zarządu ?

Kontrahent spółki co do zasady powinien sprawdzić zasady reprezentacji spółki ujawnione w KRS, w tym skład jej zarządu. Jednocześnie jednak może on powołać się na domniemanie, zgodnie z którym informacje dotyczące spółki wpisane do KRS są prawdziwe. Druga strona umowy nie tyle powinna, co musi działać w zaufaniu do danych wpisanych do KRS – o ile nie zaistniały żadne przesłanki podważające takie zaufanie.

Co powinna zrobić spółka ?

Spółka nie może powoływać się wobec osób trzecich działających w dobrej wierze na dane, które nie zostały wpisane do KRS. Dlatego też spółka powinna więc niezwłocznie zaktualizować dane w KRS, tzn. wykreślić byłego członka zarządu. Jednocześnie spółka nie może doprowadzić do tego, że były członek zarządu nadal działać będzie w jej imieniu.

Szczegółowe wytyczne znaleźć można m.in. w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 17 stycznia 2017 r. (IV CSK 143/16). Wspomniany wyrok dotyczy umowy o kredyt bankowy podpisanej przez osobę wciąż ujawnioną w KRS, pomimo ustania jej mandatu. W sytuacji, w której bank nie mógł odzyskać pożyczonych pieniędzy od spółki, wystąpił z roszczeniami wobec rzekomego członka zarządu.

Autorem artykułu jest Marcin Borkowski, doktor nauk prawnych i radca prawny w GWW.