Wszyscy kojarzymy znaczenie paremii rzymskiej – pacta sunt servanda. Mówiąc w skrócie – umów trzeba dotrzymywać. Jeżeli zaciągniemy zobowiązanie, należy wykonać wynikające z niego obowiązki. Czasami jednak zanim podpiszemy umowę, prowadzimy związane z nią negocjacje. Czy poczynione w ich toku ustalenia są wiążące? Czy można dochodzić realizacji zobowiązań zaciągniętych na tym etapie? Pierwszym krokiem w takich rozmowach bywa tzw. list intencyjny.

Czym jest list intencyjny ?

Ustawodawca nie definiuje określenia „list intencyjny”. Jest to szczególna forma porozumienia dotyczącego samych negocjacji. Typowy list intencyjny zawiera podsumowanie określonego etapu tych negocjacji. W jego treści wskazuje się założenia przyszłej umowy, czasami nawet uzgodnioną treść wynegocjowanych dotychczas postanowień takiej umowy. W przypadku bardziej skomplikowanych kontraktów, w liście intencyjnym można doprecyzować harmonogram działań związanych z prowadzeniem dalszych negocjacji. Jeżeli zawarcie umowy nastąpić może już wkrótce, strony mogą określić w liście intencyjnym harmonogram prac związanych z realizacją kontraktu.

Oznacza to, że list intencyjny, co do zasady, nie musi ograniczać się jedynie do uregulowania samego przebiegu negocjacji. Im więcej w liście intencyjnym odwołań do treści planowanej umowy, tym większe problemy mogą pojawić się, gdy negocjacje zakończą się niepowodzeniem. Można bowiem zastanawiać się, czy samo prowadzenie negocjacji nie skutkowało zaciągnięciem zobowiązań przez jego uczestników.

Kiedy negocjacje prowadzą do zawarcia umowy ?

Tryb negocjacji zakłada, że umowa zostaje zawarta dopiero wtedy, gdy strony dojdą do porozumienia co do wszystkich jej postanowień, które były przedmiotem negocjacji (art. 72 § 1 kodeksu cywilnego). Przykładowo, w razie prowadzenia negocjacji dotyczących zawarcia umowy najmu nieruchomości, do zawarcia umowy dojdzie dopiero wtedy, gdy stroną uzgodnią wszystkie istotne warunki najmu, tj. jego przedmiot, kwotę czynszu, czasu trwania najmu, itp.

Im szerszy będzie zakres negocjacji, tym więcej kwestii musi być jednak uzgodnionych, aby doszło do zaciągnięcia zobowiązania. Uzgodnienie zasadniczych elementów umowy – w braku odmiennej woli stron – nie jest wystarczającą przesłanką do przyjęcia, że umowa została zawarta. Dopiero uzgodnienie wszystkich postanowień kontraktu, które były przedmiotem negocjacji, pozwala uznać, że doszło do zawarcia umowy.

Na starcie negocjacji można zastrzec, że zamiarem stron jest przede wszystkim zweryfikowanie, czy możliwe jest uzyskanie porozumienia stron. W takim przypadku wynegocjowanie warunków umowy nastąpi dopiero w dalszej kolejności. Jednocześnie dopiero po zakończeniu negocjacji zostanie podjęta decyzja o zawarciu umowy.

List intencyjny jako umowa przedwstępna

List intencyjny może zostać potraktowany jako umowa przedwstępna, o ile z takiego listu będzie wynikać zobowiązanie jednej lub obu stron do zawarcia umowy przyrzeczonej, tj. umowy, do której list intencyjny się odnosi. List intencyjny, aby potraktować go jako umowę przedwstępną, musi jednak określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej (art. 389 kodeksu cywilnego). Z tego względu w liście intencyjnym unikać należy zwrotów wskazujących na jednoznaczny zamiar (wolę) zawarcia określonej umowy.

Wynikające z umowy przedwstępnej zobowiązanie do zawarcia umowy przyrzeczonej, może być realizowane na drodze sądowej. Jeżeli strona zobowiązana do zawarcia umowy przyrzeczonej uchyla się od jej zawarcia, druga strona może żądać naprawienia szkody, którą poniosła przez to, że liczyła na zawarcie takiej umowy. Jednakże gdy umowa przedwstępna czyni zadość wymaganiom, od których zależy ważność umowy przyrzeczonej, w szczególności wymaganiom co do formy, strona uprawniona może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej (art. 390 § 1-2 kodeksu cywilnego).

Przykładowo, jeżeli strony podpisały list intencyjny, w którym wprost zobowiązały się do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości, precyzując istotne postanowienia takiej umowy, należy zwrócić uwagę na formę listu intencyjnego. Jeżeli ma on formę aktu notarialnego, nie można wykluczyć wystąpienia z powództwem o zawarcie umowy przyrzeczonej, na wypadek niepowodzenia negocjacji.

Celem wyeliminowania ewentualnych wątpliwości, wskazane jest zawarcie w liście intencyjnym zastrzeżenia, że nie powinien być on traktowany jako umowa przedwstępna.

Prowadzenie negocjacji z naruszeniem dobrych obyczajów

Przepisy prawne pozwalają na pociągnięcie do odpowiedzialności stronę, która rozpoczęła lub prowadziła negocjacje z naruszeniem dobrych obyczajów, w szczególności bez zamiaru zawarcia umowy. Jest ona zobowiązana do naprawienia szkody, jaką druga strona poniosła przez to, że liczyła na zawarcie umowy (art. 72 § 2 kodeksu cywilnego). Powyższy przepis ustanawia obowiązek prowadzenia negocjacji zgodnie z dobrymi obyczajami.

Zakończenie negocjacji bez żadnego uzasadnienia albo prowokowanie drugiej strony do ich zerwania, spotkać się więc może z sankcją. Na wstępie negocjacji warto poinformować uczestników, że w określonych okolicznościach, rokowania mogą skończyć się bez zawarcia umowy. Natomiast, o ile w toku negocjacji strona uzna, że chce zakończyć rokowania, wskazane jest przedstawienie powodów takiego zachowania.

Pacta sunt servanda

Prowadząc więc negocjacje, należy pamiętać, że ich nagłe, bezpodstawne zerwanie może nieść ze sobą negatywne konsekwencje. Na wszelki wypadek, szczególnie w przypadku negocjacji wieloetapowych, dotyczących skomplikowanych kwestii, dobrze jest zabezpieczyć się sporządzeniem odpowiedniego listu intencyjnego, według podanych wyżej wskazówek.

Autorem artykułu jest dr nauk prawnych Marcin Borkowski, radca prawny w GWW.