KSeF – obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych

17 czerwca 2022 r. Polska uzyskała zgodę Rady UE na wprowadzenie odstępstw od dyrektywy VAT, które umożliwiają wprowadzenie od 1 stycznia 2024 r. obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej. Szczegółowe regulacje nie zostały jeszcze wprowadzone do polskiego porządku prawnego, niemniej projekt decyzji derogacyjnej pozwala na wstępne określenie założeń obligatoryjnego systemu KSeF.

Transakcje objęte obligatoryjnym systemem KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF swoim zakresem obejmie wszystkich podatników, którzy mają siedzibę na terytorium Polski i wystawiają faktury zgodnie z polskimi przepisami dotyczącymi podatku VAT. Obowiązkiem tym nie zostaną objęte podmioty zagraniczne, w tym również podatnicy zarejestrowani na potrzeby podatku VAT, którzy nie posiadają siedziby na terytorium RP.

Powyższe oznacza, że od 1 stycznia 2024 r. nowym sposobem fakturowania zostaną objęte przede wszystkim transakcje sprzedażowe obejmujące w szczególności:

• sprzedaż krajową,
• eksport usług,
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów,
• eksport towarów.

Wciąż nie są znane informacje, czy i w jaki sposób zostaną objęte obowiązkowym systemem transakcje, w których podatek VAT rozlicza nabywca (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług). Jednakże z uwagi na brak wymogu posiadania faktury dla celów rozliczenia importu usług (w przyszłości także WNT – patrz projekt zmian SLIM VAT 3), transakcje te najprawdopodobniej nie zostaną objęte obowiązkiem wykazania w KSeF.

Stare metody wysyłki, nowe wątpliwości

Z uwagi na to, że podmioty zagraniczne nie mają dostępu do KSeF, podatnicy w transakcjach z tymi kontrahentami będą zobowiązani do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie oraz dodatkowo przekazania jej odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w formie elektronicznej lub formie papierowej. Nowy system nie pozwoli zatem w pełni zrezygnować ze starych metod przesyłania faktur. Będzie to z pewnością generowało po stronie podatników koszty związane z utrzymaniem i obsługą równolegle funkcjonujących systemów.

Podobnego rodzaju problem pojawia się w przypadku transakcji zawieranych z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Osoby te często otrzymują faktury w formie papierowej. Po stronie wystawcy faktury może się pojawić wątpliwość, czy wystawiona w KSeF faktura w formacie XML, przesłana następnie klientowi w formie papierowej, spełnia definicję faktury, czy jest tylko jej obrazem (wizualizacją). Kluczowe również jest ustalenie, czy dla spełnienia definicji faktury ustrukturyzowanej niezbędne jest zamieszczenie na wysyłanym dokumencie numeru KSeF.

Rozstrzygnięcie powyższych wątpliwości może mieć wpływ na kwestię prawidłowości i terminowości dostarczenia faktury do odbiorcy na gruncie ustawy o VAT, jak również należytego wypełnienia obowiązków wynikających z zawartych umów i regulaminów.

Faktura ustrukturyzowana czy obraz faktury?

Zgodnie z ustawą o VAT przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się ‘fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie’. Biorąc pod uwagę powyższe, widzimy, że dokument spełnia warunki uznania za fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli:

• stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT – zawiera wymagane elementy,
• został wystawiony przy użyciu KSeF oraz
• został mu przydzielony numer identyfikujący tę fakturę w systemie.

Przesłanki określone przepisami prawa nie wskazują, iż fakturę ustrukturyzowaną stanowi wyłącznie dokument wystawiony w KSeF w określonym formacie (np. XML). W konsekwencji to spełnienie ustawowych wymogów powinno decydować o zachowaniu przez wersję papierową waloru faktury ustrukturyzowanej.

Należy przy tym zauważyć, że ani literalne brzmienie przepisów, ani struktura FA(1) nie wymagają, aby faktura przesłana odbiorcy poza systemem zawierała numer KSeF. Struktura faktury ustrukturyzowanej nie przewiduje pola, w którym możliwe jest nadpisanie przydzielonego fakturze numeru KSeF. Numer ten będzie generowany automatycznie po wystawieniu faktury i zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). W rezultacie nie będzie możliwe nadpisanie tego numeru na dokumencie przesyłanym odbiorcy.

Jednocześnie w wielu przypadkach nie będzie możliwe przesłanie do odbiorcy urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Sytuacja taka wystąpi w szczególności w przypadku podmiotów dokonujących masowej wysyłki faktur (np. spółek telekomunikacyjnych, energetycznych), które po wystawieniu faktury za pomocą systemów billingowych i przesłaniu ich do KSeF nie mają ani technicznej możliwości nadpisania numeru na dokumencie, ani załączenia wygenerowanego UPO. W takim przypadku rozsądne wydaje się przyjęcie, że faktura prawidłowo wystawiona w KSeF, której został przydzielony odpowiedni numer w systemie, spełnia definicję faktury ustrukturyzowanej, nawet jeżeli numer KSeF i UPO nie zostaną przesłane odbiorcy. Zgodnie z założeniami obligatoryjnego systemu KSeF odbiorca na podstawie danych z faktury będzie każdorazowo uprawniony do dostępu do tego dokumentu w systemie. Podmioty wystawiające masowo faktury powinny zatem rozważyć zamieszczenie na fakturze informacji, gdzie i w jaki sposób odbiorca może się zapoznać z tym dokumentem wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru (UPO).

Na powyższą konkluzję wskazuje stanowisko Ministerstwa Finansów, wyrażone w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury faktury ustrukturyzowanej[1]:

„W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowuje prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę jest zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. emailem w formie elektronicznej lub w formie papierowej. Taka faktura zachowuje walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ posiada jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF). […]

„W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury ustrukturyzowanej (za wyjątkiem pola NrKSeFFaKorygowanej, wypełnianego w przypadku wystawienia faktury korygującej). Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO)”.

.

Współautorem artykułu jest Mateusz Skorupski, prawnik w GWW, który specjalizuje się w prawie podatkowym.

[1] Faktura ustrukturyzowana. Broszura informacyjna dot. struktury FA(1), Ministerstwo Finansów [on-line], Warszawa 2022, ss. 3 i 5. Dostępne pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/media/7594/broszura-informacyjna-fa-1-04022022.pdf.