Instalowanie przez pracodawców kamer w miejscu pracy nie jest nowością. Pomimo tego, dopiero niedawno wprowadzono stosowne regulacje do Kodeksu pracy. Póki co, więcej jednak pojawia się wątpliwości niż odpowiedzi w związku z najbardziej nurtującymi pracodawców kwestiami. Poniżej porządkujemy i wyjaśniamy niektóre z kluczowych kwestii prawnych, związanych ze stosowaniem przez pracodawców monitoringu w świetle przepisów o ochronie danych osobowych.

Nowe regulacje w zakresie monitoringu oraz wytyczne co do ich stosowania w praktyce

Od 25 maja 2018 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu Pracy, wprowadzające uregulowania dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego. Jedną z przyczyn ich wprowadzenia było rozpoczęcie stosowania przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych  (RODO) oraz nowa ustawa o ochronie danych osobowych. Monitoring wizyjny w miejscu pracy nie jest jednak nowością, a orzecznictwo przez lata wypracowało swoje stanowisko dotyczące praw i obowiązków pracodawców w tym zakresie.  W znacznym stopniu znalazło ono odzwierciedlenie w nowym art. 22² § 1 Kodeksu Pracy. Teoretycznie, uregulowanie kwestii monitoringu bezpośrednio w Kodeksie Pracy ma  stanowić dla pracodawców znaczne ułatwienie w stosowaniu tej formy nadzoru.

Wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

To, że oczekiwania te nie pokryły się jednak z rzeczywistością sugeruje fakt, że Urząd Ochrony Danych Osobowych opublikował „Wskazówki Prezesa Urzędu Danych Osobowych dotyczące stosowania monitoringu wizyjnego” (Wskazówki). Nowe regulacje wzbudziły u pracodawców wiele wątpliwości interpretacyjnych, które dokument ten stara się rozstrzygnąć. Wskazówki Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) mają jednak na razie wstępny charakter.  Do 15 lipca 2018 r. w trybie konsultacji PUODO zbierał opinie zainteresowanych osób, zrzeszeń branżowych i organizacji pozarządowych co do ich treści. Wynikiem konsultacji będzie publikacja ostatecznej wersji Wskazówek, która ma być pomocna w dostosowaniu systemów monitoringu do obowiązujących przepisów.

Podstawy uzasadniające stosowanie monitoringu

Obecnie możliwość posiadania monitoringu w firmie wynika wprost z art. 22²  § 1 Kodeksu Pracy.  Stanowi on, że jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy. Nadzór ten może mieć postać środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Oznacza to, że jeżeli celem monitoringu wizyjnego jest jedna z tych podstaw prawnych, nie ma potrzeby uzyskiwania przez pracodawcę zgody pracowników na zainstalowanie monitoringu.

Wyjątek z RODO

Od zasady tej, na gruncie przepisów RODO wyłania się jednak pewien wyjątek związany z monitoringiem wizyjnym obejmującym przetwarzanie danych biometrycznych pracowników. Wizerunki pracowników utrwalane za pomocą monitoringu mogą być bowiem w określonych przypadkach ich danymi biometrycznymi. Przetwarzanie danych biometrycznych jest dopuszczalne wyłącznie za wyraźną zgodą w konkretnie określonym celu. To, czy mamy do czynienia z danymi biometrycznymi, zależy od technologii przetwarzania wizerunku. Istotne jest więc, czy stosowane są specjalne metody techniczne, umożliwiające jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej lub potwierdzenie jej tożsamości. Pracodawcy powinni więc zwrócić uwagę na jak dokładne i szczegółowe rejestrowanie obrazu pozwala zainstalowany w zakładzie pracy monitoring oraz czy przy jego wykorzystaniu dokonywana jest szczegółowa analiza i identyfikacja nagranych osób fizycznych. Wizerunki pracowników utrwalone przez tzw. zwykły monitoring nie będą bowiem uznane za dane biometryczne. Jeśli jednak zastosowana jest specjalna technika pozwalająca na jednoznaczną identyfikację pracownika, to wówczas tak utrwalony wizerunek pracownika będzie jego daną biometryczną.

Obowiązek informacyjny pracodawcy w sytuacji stosowania monitoringu

Niezależnie od powyższego, obowiązkiem pracodawcy w związku z zastosowaniem monitoringu jest uprzednie poinformowanie pracowników o tym fakcie. W zależności od dotychczasowej praktyki w danym zakładzie pracy, informacja ta może być przekazana pracownikom e-mailowo, poprzez zamieszczenie informacji w intranecie, czy na tablicy informacyjnej. Dopuszczalne jest również otrzymanie oświadczenia w formie papierowej przez pracowników. Wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy powinni natomiast przed dopuszczeniem do pracy otrzymać informację o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu.

Dodatkowo, pomieszczenia oraz teren objęty systemem kamer powinien zostać przez pracodawcę oznaczony w sposób widoczny i czytelny za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Uregulowanie kwestii monitoringu w zakładach pracy

Z brzmienia przepisu art. 22² § 6 Kodeksu Pracy wynika, że cele, zakres oraz sposób stosowania monitoringu ustala się w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy). Tym samym, w zakładach pracy w których posiadanie regulaminów pracy jest obowiązkowe, kwestie dotyczące stosowania monitoringu muszą zostać do regulaminu wprowadzone. Dodatkowego przeanalizowania wymaga jednak sytuacja w zakładach pracy, w których zostały ustalone regulaminy pracy pomimo braku takiego obowiązku. Czy w takim przypadku konieczne jest dokonanie zmian w obowiązujących regulaminach, czy wystarczającym będzie uregulowanie kwestii monitoringu w odrębnym obwieszczeniu? Literalne brzmienie powołanego wyżej przepisu sugeruje, że dopuszczalne byłoby wprowadzenie regulacji dotyczących monitoringu w obwieszczeniu bez konieczności zmiany regulaminu pracy. Uznaje się jednak, że dobrowolne wprowadzenie regulaminu pracy przez pracodawcę oznacza wyraz jego woli, aby  organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, kompleksowo regulował regulamin pracy. Tym samym, z ostrożności, uzasadnionym rozwiązaniem wydaje się uregulowanie kwestii dotyczących monitoringu w regulaminie pracy również w tych zakładach pracy, w których jego ustalenie było fakultatywne.

Monitoring wizyjny a ocena wydajności pracownika

Nagrania z monitoringu, zdaniem PUODO,  nie mogą być dla pracodawcy źródłem wiedzy o jakichkolwiek innych kwestiach dotyczących pracownika, takich jak jego stan zdrowia, sytuacja rodzinna, materialna czy poglądy. Ponadto, kamery nie mogą stanowić środka kontroli wydajności i jakości wykonywanej pracy. Przy pomocy monitoringu nie można zatem sprawdzać długości przerw pracownika czy częstotliwości opuszczania przez pracownika miejsca pracy. Nie można także obserwować czynności wykonywanych przez niego podczas świadczenia pracy. W treści Wskazówek, podkreślono że: ,,kamery nie powinny być bezpośrednio skierowane na ekran komputera pracownika i umożliwiać śledzenia wykonywanych przez niego czynności na tym urządzeniu, ponieważ monitoring nie powinien być wykorzystywany do nadzorowania wykonywania obowiązków służbowych”. Takie stanowisko budzi jednak kontrowersje. Skoro długość przerw w pracy wynika z kodeksu pracy, to czemu pracodawca nie mógłby tego kontrolować za pośrednictwem monitoringu? Być może ostateczna wersja wskazówek PUODO udzieli odpowiedzi na to pytanie.

Przechowywanie nagrań i zakazy stosowania monitoringu wizyjnego

Pracodawcy muszą pamiętać, że w myśl art. 22² § 3 Kodeksu Pracy nagrania obrazu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Przechowywane mają być przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub gdy pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania. Po upływie okresów przechowywania nagrań, nagrania obrazu zawierające dane osobowe co do zasady podlegają zniszczeniu.

Co ważne, art. 22²  Kodeksu Pracy w § 2 określa, że monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni lub pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. W wymienionych pomieszczeniach monitoring będzie jednak można stosować, ale tylko w wyjątkowych przypadkach. Będzie to możliwe tylko, jeśli będzie to niezbędne dla realizacji celu tej instalacji oraz o ile nie będzie to naruszało godności oraz innych dóbr osobistych pracowników oraz niezależności związków zawodowych. Zapewnienie tego warunku może być realizowane w szczególności poprzez stosowanie technik uniemożliwiających identyfikację osób przebywających w tych pomieszczeniach. Do takich technik należą  np. obniżenie jakości wykonywanych nagrań lub skierowanie kamer wyłącznie na miejsce niezwiązane ze sferą dóbr osobistych pracownika.

Podsumowanie

Podsumowując należy podkreślić, że ustawodawca nie przewidział okresu przejściowego na dostosowanie się do nowych wymagań przez pracodawców u których monitoring wizyjny już funkcjonuje. Zatem wszelkie niezbędne zmiany w tym zakresie powinny być dokonane niezwłocznie. Z uwagi na fakt, że nowe rozwiązania prawne dotyczące stosowania monitoringu wzbudziły u pracodawców liczne wątpliwości interpretacyjne, a przede wszystkim obawy o konieczność niezwłocznego spełnienia nowych obowiązków, PUODO wskazał, że obecnie funkcjonujące systemy monitorowania powinny zostać poddane aktualizacji do końca września 2018 r.

Autorami artykułu są: radca prawny Ines Borkowska oraz radca prawny Piotr Czajka z GWW.