Obowiązki rachunkowe i podatkowe fundacji rodzinnych

Pierwsze miesiące nowego roku są tradycyjnie pracowitym okresem dla księgowych z uwagi na rozliczanie roku obrotowego przedsiębiorstw. W 2024 r. do grona podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania finansowego, a także deklaracji podatkowych dołączyły fundacje rodzinne.

1. Rachunkowość fundacji i sprawozdanie finansowe

Fundacja rodzinna jako osoba prawna jest zobowiązana stosować ustawę o rachunkowości. Rachunkowość jednostek zobowiązanych do stosowania przepisów ustawy o rachunkowości obejmuje m.in:

• przyjęte zasady, politykę rachunkowości,
• prowadzenie ksiąg rachunkowych,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• sporządzanie sprawozdań finansowych.

Ustawodawca, tworząc nową instytucję w postaci fundacji rodzinnej, nie zdecydował się na wprowadzenie zbyt wielu specyficznych regulacji w ustawie o rachunkowości tylko im przeznaczonym. Mając na uwadze powyższe, będą one zobowiązane do stosowania rozwiązań uniwersalnych skierowanych do pozostałych podmiotów stosujących przepisy ustawy o rachunkowości.

Tym samym przyjmując, że 31 grudnia 2023 r. skończył się rok obrotowy fundacji rodzinnej, podmiot powinien zamknąć księgi rachunkowe, a także sporządzić i podpisać roczne sprawozdanie finansowe do 31 marca 2024 r.

Zestawienie najważniejszych obowiązków rachunkowych za 2023 r. (przy założeniu, że 31 grudnia 2023 r. kończy rok obrotowy)

• Inwentaryzacja aktywów i pasywów – na dzień bilansowy, tj. na 31 grudnia 2023 r.,

art. 26 ustawy o rachunkowości

• Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów – na dzień inwentaryzacji,

art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości

• Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym. Wyjaśnienie i rozliczenie w księgach 2023 r. ujawnionych różnic – przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2023 r., nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, tj. do 25 marca 2024 r.,

art. 27 i art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości

• Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym, tj. do 25 marca 2024 r.,

art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości

• Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych – co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2024 r.,

art. 18 ust. 2 i art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości

• Zamknięcie ksiąg rachunkowych – na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż do 31 marca 2024 r.

art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości

• Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego – na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2024 r.,

art. 45, art. 52 ust. 1 oraz art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości

• Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego – po sporządzeniu sprawozdania finansowego, nie później niż do 31 marca 2024 r.,

art. 45 ust. 1f i art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości

• Badanie rocznego sprawozdania finansowego – w przypadku niektórych fundacji rodzinnych – patrz punkt 4 – przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2024 r.,

art. 53 ust. 1 i 1a oraz art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości

• Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający – nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2024 r.,

art. 72 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej

• Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostek kontynuujących działalność – najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy (jeśli np. sprawozdanie finansowe za 2023 r. zostanie zatwierdzone 6 czerwca 2024 r., to ostateczne zamknięcie ksiąg powinno nastąpić do 21 czerwca 2024 r.),

art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości

• Złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (jeśli np. sprawozdanie finansowe za 2023 r. zostanie zatwierdzone 6 czerwca 2024 r., to należy je złożyć do rejestru SO w Piotrkowie do 21 czerwca 2024 r.),

art. 69 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

Sprawozdanie finansowe należy złożyć w formie papierowej do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim. Niezbędne jest dołączenie do sprawozdania informacji na specjalnym wniosku RFR-Z30 wraz z załącznikiem RFR-ZN. Do SO w Piotrkowie należy złożyć w tym samym terminie także inne dokumenty: sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu), a także odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Należy zatem uznać, że uchwałę dot. sprawozdania należy podjąć w takim terminie, aby do 15 dni po uchwaleniu sprawozdania finansowego można było złożyć ją do sądu, jednak nie później niż 30 czerwca.

Istnieje ryzyko, że złożone sprawozdania finansowe są jawne dla interesantów, tak jak np. sprawozdania finansowe spółek – jeśli ktoś złoży wniosek o informacje z rejestru fundacji rodzinnych, to może też otrzymać sprawozdania finansowe.

Zgodnie z ustawą o fundacji rodzinnej rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego następują na mocy uchwały zgromadzenia beneficjentów.

2. Absolutorium i uchwała o podziale zysku

Zgromadzenie beneficjentów ma również obowiązek podjąć niezbędne uchwały w zakresie udzielenia absolutorium członkom wszystkich organów fundacji: zarządu, rady nadzorczej oraz zgromadzenia beneficjentów. Ustawa nie precyzuje, w jakim terminie musi to nastąpić. Jednakże skoro absolutorium dotyczy zatwierdzenia działania członków organów za dany rok obrotowy, musi to zatem nastąpić do momentu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, a więc maksymalnie do 30 czerwca 2024 r.

Zgromadzenie beneficjentów jest także organem uchwalającym podział zysku fundacji za dany rok. Jak już wskazaliśmy powyżej, istnieje obowiązek złożenia sprawozdania w SO w Piotrkowie. Do SO należy złożyć w tym samym terminie inne dokumenty: sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu), a także odpis uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. Należy zatem uznać, że taką uchwałę należy podjąć w takim terminie, aby do 15 dni po uchwaleniu sprawozdania finansowego można było złożyć ją w SO w Piotrkowie.

3. Obowiązki w zakresie deklaracji CIT i PIT

Fundacja rodzinna jako podatnik CIT zobowiązana jest do rozliczania podatku na odpowiednich deklaracjach. Są to: CIT-8FR dla standardowych przychodów fundacji rodzinnej oraz CIT/F – dla przychodów ze źródeł niemieszczących się w zakresie dozwolonej działalności z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej.

Deklaracja CIT-8FR dzieli się na dwie zasadnicze części. Pierwsza dotyczy dochodu opodatkowanego, a więc świadczenia na rzecz beneficjenta obłożone 15% CIT, gdzie wykazuje się termin świadczenia z dokładnością do miesiąca. Druga część dotyczy informacji o wysokości osiągniętego dochodu podlegającemu zwolnieniu z podatku w związku z wykonywaniem „dozwolonej” działalności gospodarczej.

W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych –zarówno od strony fundacji rodzinnej jako płatnika PIT, jak i beneficjenta jako podatnika – nie deklaruje się w ogóle podatkowo wypłat, które są przekazywane beneficjentom grupy zerowej. Innymi słowy, fundacja rodzinna nie jest obowiązana robić żadnego sprawozdania podatkowego w zakresie takich wypłat, choć możliwe, że w przyszłości ta luka zostanie odpowiednio uregulowana.

Inaczej jest w przypadku beneficjentów, którzy nie są zwolnieni z PIT i płacą odpowiednio 10-lub 15-procentowy PIT. Tutaj ze strony beneficjenta również nie ma obowiązków deklaracyjnych, ponieważ jest to przychód określony w art. 30 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT, od którego płatnik pobiera zryczałtowany podatek dochodowy. W związku z tym jedynie fundacja wykazuje to na formularzu PIT-8AR jako informację o zryczałtowanym podatku dochodowym.

4. Audyt w fundacji rodzinnej

Audyt fundacji rodzinnej przeprowadza się raz na cztery lata. Ustawodawca wskazuje na lata kalendarzowe i nie posługuje się rokiem obrotowym. Nie ma również znaczenia miesiąc, w którym audyt zostanie przeprowadzony. Kluczowe jest, by odbył się raz na 4 lata. Tak oto pierwszym okresem, w którym winien zostać przeprowadzony audyt, będzie okres 4 lat od powołania fundacji rodzinnej w akcie założycielskim. Termin ten nie będzie biegł od dnia wpisu fundacji rodzinnej do rejestru fundacji rodzinnych, lecz od daty powstania fundacji rodzinnej w organizacji.

Wyjątkiem od okresu czteroletniego jest, gdy fundacja rodzinna sporządza sprawozdania finansowe podlegające badaniu zgodnie z ustawą o rachunkowości. Wtedy obowiązkowy audyt przeprowadza się corocznie przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Jeżeli fundacja rodzinna stała się obowiązana do badania sprawozdania finansowego w trakcie 4-letniego okresu, pierwszy coroczny audyt powinien objąć ostatni niezbadany okres działalności fundacji rodzinnej.

Przyjęte rozwiązanie w zakresie corocznego audytu sprawozdania finansowego zabezpiecza interesy beneficjentów fundacji rodzinnej, której skala działalności lub aktywa są znaczne. Zgodnie bowiem z art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości badaniu podlegają roczne sprawozdania finansowe jednostek, które w poprzedzającym roku obrotowym sporządziły sprawozdania finansowe za ten rok i spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

1) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;

2) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro;

3) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.

Audytu dokonuje firma audytorska albo zespół audytorów wyznaczone przez zgromadzenie beneficjentów. W skład zespołu audytorów wchodzą: biegły rewident, doradca podatkowy, adwokat lub radca prawny.

Audytu może dokonywać osoba, która w okresie nim objętym i w jego trakcie:

1) jest niezależna od danej fundacji rodzinnej;

2) nie brała i nie bierze udziału w procesie podejmowania decyzji przez fundację rodzinną;

3) nie świadczyła i nie świadczy czynności rewizji finansowej lub doradztwa na rzecz fundacji rodzinnej.

Audyt kończy się sporządzeniem raportu, który przekazywany jest zarządowi. Zarząd przedstawia raport radzie nadzorczej, a jeżeli nie została ustanowiona – zgromadzeniu beneficjentów na najbliższym posiedzeniu.

5. Obowiązek aktualizowania spisu mienia i listy beneficjentów

Warto upewnić się też, czy fundacja posiada aktualny spis mienia. Fundacja powinna bowiem aktualizować jego treść przy każdej zmianie składu mienia fundacji rodzinnej. Aktualny spis mienia jest szczególnie istotny w gorącym okresie sprawozdawczym, bo zapobiega nieprawidłowościom na etapie weryfikacji przez organy skarbowe. Przyjąć należy, że zarząd powinien aktualizować spis mienia na bieżąco po każdej zmianie składu majątku fundacji rodzinnej bądź wartości konkretnych składników mienia. Odnośnie do zmiany wartości składników mienia wydaje się przy tym, że aktualizacja powinna następować w przypadku zmian istotnych, kiedy doszło do istotnego zwiększenia się (np. wskutek modernizacji) czy obniżenia się (np. wskutek pożaru) wartości danego składnika.

Analogiczne założenia należy przyjąć w zakresie aktualizacji listy beneficjentów. Każdorazowy akt wewnętrzny fundacji ustanawiający nowego beneficjenta powinien powodować niezwłoczną aktualizację listy beneficjentów. Zwłoka w tym zakresie rodzi odpowiedzialność zarządu zarówno względem fundacji, jak i osób trzecich.