W czasach gospodarczej globalizacji coraz częściej podejmujemy pracę za granicą. Niezależnie od tego, czy kieruje nami oczekiwanie wyższych zarobków, ciekawość świata czy życiowa konieczność, przed podjęciem zagranicznego zatrudnienia warto poznać najważniejsze regulacje, które określają jego skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych.

W jednym z ubiegłorocznych artykułów omówiłem – po części posiłkując się osobistymi doświadczeniami – podatkowe skutki pracy za granicą (zob. https://lexplorers.pl/co-musze-wiedziec-podpisujac-zagraniczna-umowe/). Aby przedstawić czytelnikom bloga lexplorers.pl pełniejszy obraz daninowych konsekwencji zagranicznego zatrudnienia, chciałbym tym razem poruszyć temat obowiązków związanych ze składkami na ubezpieczenia społeczne. Kwestia ta wpływa bowiem na ocenę opłacalności umowy, ryzyko związane z podjętym zatrudnieniem oraz nasze plany emerytalne.

Czy musimy płacić ZUS za granicą? Rozporządzenie 883/2004

Do ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego kluczowe są dwie przesłanki: miejsce wykonywania pracy oraz kraj siedziby pracodawcy.

Jeśli praca jest wykonywana na terytorium Polski, pracodawca zaś ma siedzibę na terytorium kraju Unii Europejskiej, Szwajcarii lub Europejskiego Obszaru gospodarczego (EOG – Norwegii, Islandii lub Liechtensteinu) zastosowanie znajdzie rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej – rozporządzenie 883/2004). Reguluje ono zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym przez obywateli Unii Europejskiej, członków ich rodzin oraz innych kategorii osób pod rządem ustawodawstwa państw członkowskich. Jeśli jednak siedziba pracodawcy znajduje się poza terytorium tych państw, zakres podlegania ubezpieczeniom społecznym wymaga odrębnej analizy na tle umów międzynarodowych zawartych z państwem siedziby pracodawcy.

Składki ZUS: praca w państwach UE, EOG i Szwajcarii

Rozporządzenie 883/2024 wprowadza ogólną zasadę podlegania całemu systemowi ubezpieczeń społecznych tylko w jednym kraju – będzie nim najczęściej ten kraj, w którym faktycznie świadczona jest praca.

Przyjrzyjmy się typowej sytuacji: gdy pracownik mieszka w Polsce i wykonuje swoje obowiązki jedynie na terytorium Polski, będzie on w Polsce podlegał obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym według zasad właściwych dla polskich pracowników. W przypadku gdy taka osoba wykonuje pracę na terytorium innego kraju UE, EOG lub w Szwajcarii, będzie ona podlegała ubezpieczeniom w tym kraju, w którym wykonywana jest praca.

Warto zaznaczyć, że podleganie ubezpieczeniom w danym kraju dotyczy nie tylko wymiaru składek (określonego w jego prawie), ale także samego faktu, że to właśnie porządek normatywny tego państwa stanowi podstawę obowiązku ubezpieczeniowego. Przykładowo, jeśli obcokrajowiec mieszka na terytorium Polski i wykonuje funkcję członka zarządu polskiej spółki, z jego wynagrodzenia nie odprowadza się składek na ubezpieczenie społeczne (niezależnie od tego, czy jest to tytuł do ubezpieczenia w kraju, z którego on pochodzi). O podleganiu ubezpieczeniom społecznym decydują bowiem regulacje kraju, na którego terytorium wykonywana jest praca.

Od reguły są wyjątki – formularz A1 (delegowanie, „znaczna część pracy” lub porozumienie)

Rozporządzenie 883/2024 przewiduje odstępstwa od powyższych zasad. Pierwszy z wyjątków dotyczy delegowania do pracy na nie dłużej niż 24 miesiące. Osoba wykonująca działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę. Warto też dodać, że podobne zasady dotyczą osoby pracującej na własny rachunek (art. 12 ust. 2 rozporządzenia 883/2004).

Drugim z odstępstw od zasady ogólnej jest sytuacja, w której pracownik wykonuje swoje obowiązki regularnie w dwóch lub więcej krajach. Pracownik taki będzie podlegał obowiązkom składkowym w kraju swojego zamieszkania, chyba że w kraju tym nie wykonuje znacznej części pracy. Przez „znaczną część pracy” rozumie się wykonywanie pracy przez co najmniej 25% czasu oraz uzyskiwanie co najmniej 25% wynagrodzenia.

Jeśli owa „znaczna część pracy” nie jest jednak wykonywana w kraju zamieszkania pracownika, norma kolizyjna każe uwzględnić siedzibę pracodawcy. Tak też, zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia 883/2024, pracownik taki w zakresie obowiązku ubezpieczeniowego podlega:

• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, jeżeli jest zatrudniony przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę; lub
• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców, jeżeli jest zatrudniony przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa lub co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się tylko w jednym państwie członkowskim; lub
• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie jej zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, z których jedno jest państwem członkowskim jej zamieszkania; lub
• ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli jest zatrudniony przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub dwóch z tych pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania.

Trzeci wyjątek ustanawia uzyskane na wniosek ubezpieczonego porozumienie dwóch państw – państwa, w którym pracownik powinien podlegać obowiązkowi składkowemu oraz państwa, w którym pracownik z pewnych przyczyn chciałby podlegać ubezpieczeniu. Rozporządzenie 883/2004 nie precyzuje sytuacji, w których można taką zgodę uzyskać; doświadczenie wskazuje jednak, że zwykle są nimi np. bliski okres do uzyskania emerytury w innym kraju lub względy rodzinne.

Zaświadczenie dotyczące zastosowania któregoś z powyższych wyjątków wydaje wyznaczona instytucja kraju, w którym pracownik będzie podlegał ubezpieczeniu (na formularzu A1). W przypadku Polski taką instytucją jest ZUS.

Jeśli pracownik podlega ubezpieczeniu w innym kraju niż siedziba pracodawcy, nasz pracodawca powinien zarejestrować się w tym kraju jako płatnik składek i dokonywać za nas rozliczeń. Możliwe jest jednak przejęcie tych obowiązków przez pracownika na podstawie specjalnego porozumienia. Pracodawca i pracownik, tak na etapie rejestracji, jak i dokonywania bieżących rozliczeń, mogą ustanowić pełnomocnika.

Praca pod palmami – a co z ZUS-em? Umowy międzynarodowe i ubezpieczenia społeczne

Jeżeli pracodawca ma siedzibę w kraju innym niż kraje UE, EOG czy Szwajcaria – należy każdorazowo sprawdzić, czy z państwem takim zawarto odrębną umowę międzynarodową, określającą zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym. Na dzień opracowania niniejszego artykułu zawarto porozumienia z:

• Jugosławią (aktualnie dotyczy Czarnogóry, Serbii, Bośni i Hercegowiny);
• Macedonią;
• Stanami Zjednoczonymi Ameryki;
• Kanadą (i odrębne dla prowincji Quebec);
• Koreą Południową;
• Australią;
• Ukrainą;
• Mołdawią;
• Izraelem;
• Turcją;
• Białorusią.

Każde z porozumień określa odrębne warunki dotyczące podleganiu ubezpieczeniom społecznym. Przykładowo umowa z USA zakłada, że pracownik z USA zatrudniony na terytorium Polski podlega ubezpieczeniom w Polsce, jednakże w przypadku tymczasowego oddelegowania do Polski pracownika amerykańskiej firmy pozostaje on ubezpieczony w USA (przy założeniu, że okres oddelegowania nie przekracza 5 lat). Podobne zasady wprowadza umowa z Ukrainą, przy czym limit czasu oddelegowania wynosi 24 miesiące.

W przypadku pozostałych państw trzecich wykonujący pracę na terytorium Polski, ale na rzecz pracodawcy z siedzibą w kraju trzecim, nie będzie podlegał ubezpieczeniu społecznemu. Do pracy na terytorium kraju siedziby pracodawcy właściwe będą zaś lokalne przepisy o ubezpieczeniu społecznym.

System jest szczelny – składek na ubezpieczenie społeczne raczej nie unikniemy

Jak starałem się wykazać, zakres obowiązku ubezpieczeniowego pozostaje szeroki zarówno pod rządem prawa unijnego, jak i wiążących Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych. Powszechność idei ubezpieczeń społecznych zaś sprawia, że dość trudne byłoby znalezienie jurysdykcji, w której są one nieznane, a która zarazem byłaby atrakcyjnym miejscem pracy i relaksu.

Pozostaje więc uważnie studiować przepisy regulujące obowiązki składkowe, a w razie potrzeby – zwrócić się do biegłego w tej materii doradcy.