Przepisy kodeksu spółek handlowych nie ustanawiają ograniczeń co do liczby członków zarządu w spółce z o.o. Liczba członków tego organu precyzowana jest w umowie spółki. Co jednak w sytuacji, kiedy faktyczna liczba członków zarządu spadnie poniżej minimum określonego w umowie? Mamy wtedy do czynienia z tzw. zarządem „kadłubowym”. Jak w takiej sytuacji wygląda kwestia reprezentacji i prowadzenia spraw spółki?

Z ilu członków powinien składać się zarząd w spółce z o.o.?

Jak wspomniano powyżej, to w umowie określa się liczbę członków zarządu spółki. Nie ma w tym względzie żadnych ustawowych ograniczeń. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest określenie w umowie spółki, że zarząd składać się może z jednego albo większej liczby członków. W takim przypadku, dopóki w skład zarządu wchodzić będzie co najmniej jedna osoba, wspomniany organ będzie mógł funkcjonować bez ograniczeń.

Czy można określić obsadę zarządu w sposób precyzyjny?

Umowa pewnej spółki stanowiła, że zarząd powinien składać się z trzech członków. W świetle powyższych rozważań dopuszczalne jest wskazanie, że zarząd składa się ze ściśle określonej liczby członków (trzech, pięciu, itp.). Zgromadzenie wspólników wspomnianej spółki powołało trzy osoby w skład zarządu. Problem w tym, że jeden z nich złożył rezygnację. Wspólnicy spółki mieli problem ze znalezieniem osoby, która uzupełni skład zarządu. Uznali jednak, że spółka może nadal funkcjonować, pomimo braku w składzie zarządu. Zwrócili uwagę, że zgodnie ze sposobem reprezentacji, wystarczy że w imieniu spółki oświadczenia woli złoży dwóch członków zarządu. A tylu właśnie pozostało w zarządzie tej spółki.

Czy niewłaściwie obsadzony zarząd może działać?

Powyższa sytuacja może wywoływać problemy praktyczne. W przypadku wskazania w umowie ścisłej liczby członków zarządu, zmniejszenie się obsady tego organu poniżej składu wymaganego przez umowę skutkuje tym, że zarząd przestaje istnieć. Zarząd, w skład którego nie wchodzi wymagana liczba członków określany jest mianem zarządu „kadłubowego”.

Podkreśla się, że zarząd „kadłubowy” nie może skutecznie podejmować uchwał. Uchwała podjęta przez nienależycie obsadzony zarząd będzie więc wadliwa. W konsekwencji, zarząd „kadłubowy” mógłby prowadzić sprawy spółki, o ile nie wymagałoby to podejmowania uchwał. Dotyczy to w szczególności spraw drobnych, które nie przekraczają zakresu zwykłych czynności spółki.

Pamiętać jednak trzeba, że prowadzenie spraw odnosi się jedynie do relacji wewnątrz spółki. Prowadzenia spraw spółki nie można więc mylić z jej reprezentowaniem na zewnątrz (czyli w stosunkach z klientami, kontrahentami, urzędami, itp.).

Czy niewłaściwie obsadzony zarząd może reprezentować spółkę?

Odnosząc się do powyższego przykładu, wspólnicy mieli rację o tyle, że członkowie „kadłubowego” zarządu zasadniczo mogą reprezentować spółkę, o ile spełniony jest wymóg w zakresie obowiązującego w danej spółce sposobu reprezentacji. Przyjmuje się, że nieistnienie organu nie musi być jednoznaczne z pozbawieniem pozostałych członków zarządu przysługującego im mandatu.

Zgodnie ze sposobem reprezentacji wspomnianej spółki, niezbędne było współdziałanie co najmniej dwóch członków zarządu. Jeżeli więc w zarządzie zostały dwie osoby, to mogą one składać oświadczenia w imieniu spółki, podpisywać umowy, itp. Jeżeli jednak do dokonania określonej czynności wymagana jest uchwała zarządu, to działanie bez takiej uchwały może skutkować pociągnięciem członka zarządu do odpowiedzialności.

Co należy zrobić, gdy w spółce działa niewłaściwie obsadzony zarząd?

Spółka powinna niezwłocznie uzupełnić braki w składzie zarządu, tj. w naszym przykładzie powołać trzeciego członka zarządu. Wskazać można na ryzyko ustanowienia kuratora dla spółki, która nie dysponuje prawidłowo obsadzonym zarządem. Kwestia reprezentowania spółki przez zarząd „kadłubowy” nie jest też akceptowana w sposób jednolity. Jeżeli zarząd „kadłubowy” podejmował jakieś uchwały, to po uzupełnieniu jego składu powinien on potwierdzić wcześniejsze działania.

Dodatkowo sugerować można zmianę umowy spółki, np. poprzez określenie liczby członków zarządu „widełkowo” (np. od dwóch do pięciu członków). W przypadku gdy umowa spółki reguluje liczbę członków zarządu „widełkowo”, nieistnienie zarządu stwierdzić można dopiero wtedy, gdy liczba członków zarządu spadnie poniżej minimum wynikającego z umowy.

Autorem artykułu jest dr Marcin Borkowski, radca prawny w GWW.