W najbliższych latach sektor celny w Unii Europejskiej przejdzie fundamentalną transformację. Zmiany w unijnym kodeksie celnym (UKC) wprowadzane w latach 2024–2026 będą miały ogromny wpływ na działalność firm spedycyjnych, agencji celnych oraz specjalistów ds. celnych w Polsce.

Opracowanie to przedstawia kompleksową analizę najważniejszych zmian, harmonogramów wdrożeń nowych systemów oraz praktycznych rekomendacji dla przedsiębiorców. Szczególną uwagę poświęcono kluczowym obszarom, takim jak: wdrożenie systemu AES, modernizacja systemu NCTS, centralizacja odprawy celnej oraz reforma unijnego kodeksu celnego 2.0. Materiał zawiera również informacje o nowych wymogach technicznych i organizacyjnych, z jakimi będą musiały zmierzyć się podmioty działające na rynku polskim.

Strategiczne zmiany w systemach celnych UE w latach 2024–2025

Pierwsza połowa 2024 r. przyniosła już szereg istotnych modyfikacji w przepisach celnych UE. Wśród najważniejszych należy wymienić wdrożenie trzeciego etapu systemu ICS2 (Import Control System 2), obejmującego wszystkie rodzaje transportu. System ten wymaga składania pełnych deklaracji bezpieczeństwa przed załadunkiem towarów, co zwiększa obowiązki informacyjne dla przewoźników, spedytorów i importerów. Równolegle postępuje cyfryzacja dokumentacji celnej oraz implementacja nowych przepisów dotyczących wartości celnej, które mają szczególne znaczenie dla e-commerce i platform internetowych.

W drugiej połowie 2024 r. wprowadzono kolejne ważne zmiany:

• Nowe zasady dla e-commerce

Od 1 lipca 2024 r. platformy e-commerce muszą weryfikować dane podatkowe i celne sprzedawców korzystających z ich usług, co zwiększa ich odpowiedzialność za prawidłowość deklaracji celnych.

• Aktualizacja systemu REX

Zmodyfikowano proces rejestracji i weryfikacji eksporterów, wprowadzając dodatkowe mechanizmy kontrolne oświadczeń o pochodzeniu towarów.

• Harmonizacja sankcji celnych

Wprowadzono bardziej jednolite podejście do sankcji za naruszenia przepisów celnych w całej UE, co ma zapewnić równe traktowanie podmiotów gospodarczych we wszystkich państwach członkowskich.

• Wdrożenie systemu ICS2 – wydanie 3

Od 1 marca 2024 r. obowiązuje trzeci i zarazem ostatni etap wdrożenia systemu Import Control System 2 (ICS2), obejmujący wszystkie rodzaje transportu. System wymaga składania pełnych deklaracji bezpieczeństwa przed załadunkiem towarów.

• Cyfryzacja dokumentacji celnej

Postępuje cyfryzacja dokumentacji, w tym wdrażanie jednolitego dokumentu elektronicznego dla różnych procedur celnych – od maja 2024 r. większość dokumentów towarzyszących musi być składana w formie elektronicznej.

• Nowe przepisy dotyczące wartości celnej

Wprowadzono doprecyzowane wytyczne dotyczące ustalania wartości celnej towarów, szczególnie w kontekście e-commerce i platform internetowych.

System AES i zmiany w procedurach wywozowych

• Nowe wymogi dotyczące zgłoszeń wywozowych

Rozszerzony został zakres danych wymaganych w zgłoszeniach wywozowych, nowe pola dotyczące bezpieczeństwa i ochrony w standardowych deklaracjach oraz wymóg podawania bardziej szczegółowych informacji o towarach, w tym dodatkowych kodów towarowych.

• Zmiany w procesie odprawy wywozowej

Automatyzacja procesu wydawania pozwoleń na wyprowadzenie towarów, nowe zasady potwierdzania wywozu towarów poza obszar celny UE, zmienione procedury korygowania i unieważniania zgłoszeń wywozowych oraz zmodyfikowane zasady obsługi wywozów łączonych z tranzytem.

• Cyfryzacja dokumentacji

Całkowita eliminacja dokumentacji papierowej związanej z wywozem, wprowadzenie elektronicznych potwierdzeń i zaświadczeń oraz usprawnienie komunikacji między organami celnymi a podmiotami gospodarczymi.

Modernizacja systemu tranzytowego – NCTS faza 5

Kluczową zmianą dla firm spedycyjnych i agencji celnych będzie pełne wdrożenie fazy 5. systemu NCTS (New Computerised Transit System), które zostało rozpoczęte w 2023 r. i będzie kontynuowane do końca 2025 r. Ta modernizacja wprowadza fundamentalne zmiany w obsłudze procedur tranzytowych i wymaga znacznych dostosowań ze strony podmiotów gospodarczych.

• Nowy format danych

Całkowita zmiana struktury danych w zgłoszeniach tranzytowych zgodna z wymaganiami załącznika B do rozporządzenia delegowanego UKC. Format oparty na XML będzie wymagał dostosowania wszystkich systemów informatycznych.

• Integracja z ICS2

Pełna synchronizacja z systemem kontroli importu ICS2, umożliwiająca lepszą analizę ryzyka. Dane przekazywane w zgłoszeniach tranzytowych będą automatycznie wykorzystywane do oceny bezpieczeństwa.

• Tranzyt bez papierów

Eliminacja dokumentów papierowych i pełna cyfryzacja procesu tranzytowego. Wszystkie potwierdzenia i komunikaty będą przekazywane wyłącznie drogą elektroniczną.

Szczegółowe zmiany w procedurze tranzytowej od poł. 2025 r.

Od III kwartału 2025 r. wszystkie państwa członkowskie UE będą zobowiązane do stosowania wyłącznie nowej wersji systemu NCTS. Wiąże się to z następującymi zmianami.

• Nowe elementy danych

Dodatkowe informacje w zgłoszeniach tranzytowych, w tym szczegółowe dane dotyczące bezpieczeństwa, nowe kody identyfikacyjne towarów, rozszerzone informacje o trasie przewozu.

• Identyfikatory ekonomiczne

Obowiązkowe stosowanie numerów EORI dla wszystkich stron zaangażowanych w operację tranzytową, w tym odbiorców końcowych.

• Zarządzanie gwarancjami

Nowy system zarządzania gwarancjami celnymi The Guarantee Management System (GUM), ściśle zintegrowany z NCTS, umożliwiający automatyczne sprawdzanie ważności i wystarczalności gwarancji.

• Kontrola trasy

Rozszerzone możliwości śledzenia przesyłek w tranzycie, z obowiązkiem raportowania odchyleń od zadeklarowanej trasy.

Konsekwencje dla operatorów gospodarczych

Wdrożenie fazy 5. NCTS wymaga od firm spedycyjnych i agencji celnych następujących czynności.

• Aktualizacja systemów informatycznych

Konieczność dostosowania systemów do obsługi nowych formatów danych. Obejmuje to zarówno modyfikację baz danych, jak i interfejsów użytkownika. Firmy powinny zaplanować testy integracyjne z systemem NCTS.

• Szkolenie personelu

Przeprowadzenie kompleksowych szkoleń w zakresie nowych wymogów i procedur. Pracownicy muszą poznać nowe elementy danych, zasady wypełniania zgłoszeń oraz procedury obsługi komunikatów zwrotnych.

• Weryfikacja umów

Przegląd i aktualizacja umów z przewoźnikami i klientami pod kątem nowych wymogów i odpowiedzialności. Szczególną uwagę należy zwrócić na kwestie raportowania trasy i obowiązków informacyjnych.

• Przegląd gwarancji celnych

Weryfikacja i ewentualna modyfikacja stosowanych zabezpieczeń finansowych. Nowy system GUM będzie wymagał dostosowania sposobu zarządzania gwarancjami i monitorowania ich wykorzystania.

Firmy, które nie dostosują swoich systemów do fazy 5. NCTS w wymaganym terminie, nie będą mogły składać zgłoszeń tranzytowych, co może prowadzić do poważnych zakłóceń w operacjach logistycznych i stratach finansowych.

Reforma unijnego systemu ceł (UCC 2.0) – perspektywa 2025–2026

Komisja Europejska pracuje nad kompleksową reformą unijnego systemu celnego, znaną jako „Reforma unijnego systemu ceł”. Jest to najbardziej ambitna zmiana od czasu wprowadzenia unijnego kodeksu celnego w 2016 r. Główne prace nad tą reformą będą prowadzone w latach 2025–2026, z planowanym wdrożeniem kluczowych elementów od 2027 r.

Reforma UKC została zapoczątkowana w 2022 r, a jej propozycje legislacyjne są stopniowo opracowywane przez Komisję Europejską. Jej celem jest stworzenie bardziej zintegrowanego, wydajnego i odpornego na kryzysy systemu celnego UE, który sprosta wyzwaniom związanym z rosnącym wolumenem handlu międzynarodowego, digitalizacją oraz nowymi modelami biznesowymi. Reforma ma uwzględniać następujące sprawy.

• Jednolite okienko celne UE (EU Single Window)

Pełne wdrożenie jednolitego okienka celnego, umożliwiającego przedsiębiorcom składanie wszystkich dokumentów związanych z handlem międzynarodowym za pośrednictwem jednego punktu kontaktowego. System ten będzie integrował zarówno wymogi celne, jak i pozacelne (weterynaryjne, fitosanitarne, bezpieczeństwa produktów itp.).

• Nowa struktura zarządzania cłami

Utworzenie Europejskiej Agencji Celnej, która przejmie część kompetencji obecnie rozproszonych między państwa członkowskie i Komisję. Agencja ta będzie odpowiedzialna za zarządzanie systemami IT, koordynację kontroli celnych oraz wspieranie jednolitego stosowania przepisów celnych w całej UE.

• Usprawnienie obsługi e-commerce

Wprowadzenie specjalnych procedur dla przesyłek o niskiej wartości, uwzględniających gwałtowny wzrost handlu elektronicznego. Nowe przepisy będą zawierać uproszczenia dla rzetelnych platform i sprzedawców przy jednoczesnym wzmocnieniu kontroli nad nieuczciwymi praktykami.

• Reforma systemu AEO

Gruntowna przebudowa programu upoważnionych przedsiębiorców (AEO), z większym zróżnicowaniem uprawnień i korzyści w zależności od spełnianych kryteriów. Planowane jest wprowadzenie nowych kategorii AEO oraz rozszerzenie korzyści dla najwyżej ocenianych podmiotów.

Centralizacja odprawy celnej i zmiany w procedurach uproszczonych

Od III kwartału 2025 r. planowane jest wdrożenie pełnej centralizacji odprawy celnej w UE, co stanowi jedno z kluczowych uproszczeń przewidzianych w unijnym kodeksie celnym. Zmiana ta umożliwi podmiotom gospodarczym składanie zgłoszeń celnych w jednym państwie członkowskim dla towarów wprowadzanych na obszar celny UE przez inne państwo członkowskie.

Obecnie zgłoszenia celne muszą być składane w państwie członkowskim, w którym towary fizycznie przekraczają granicę UE lub są prezentowane organom celnym. Powoduje to konieczność korzystania z usług przedstawicieli celnych w różnych krajach UE i utrzymywania wielu kanałów komunikacji.

W nowym modelu (od 2025/2026) po tym, jak zostanie w pełni wdrożona centralizacja odprawy celnej, przedsiębiorcy będą mogli składać zgłoszenia celne w państwie członkowskim, w którym mają siedzibę lub są zarejestrowani do celów EORI, niezależnie od miejsca wprowadzenia towarów. Usprawni to zarządzanie przepływami towarów i zmniejszy obciążenia administracyjne. Ma to następować w następujących etapach:

• III kwartał 2025 r.

Etap 1: Wdrożenie centralizacji dla procedury dopuszczenia do obrotu (import) dla podmiotów posiadających status AEO.

• IV kwartał 2025 r.

Etap 2: Rozszerzenie na procedury specjalne (uszlachetnianie czynne, składowanie celne, odprawa czasowa).

• I kwartał 2026 r.

Etap 3: Rozpoczęcie wdrażania dla wszystkich procedur celnych.

• II kwartał 2026 r.

Etap 4: Pełne wdrożenie dla wszystkich procedur celnych i wszystkich kategorii przedsiębiorców.

Zmiany w procedurach uproszczonych

Równolegle z centralizacją odprawy celnej, od połowy 2025 r. planowane są istotne zmiany w procedurach uproszczonych, które mają kluczowe znaczenie dla efektywności operacji logistycznych.

Rekomendacje i przygotowanie do nadchodzących zmian

W obliczu licznych zmian w przepisach celnych UE planowanych na lata 2025–2026 firmy spedycyjne i agencje celne powinny przyjąć proaktywne podejście do zarządzania zmianą.

Niezbędne stanie się przeprowadzenie szczegółowej analizy wpływu nadchodzących zmian na procesy biznesowe, systemy IT oraz zasoby ludzkie. Kluczowe jest zidentyfikowanie obszarów wymagających największych dostosowań i oszacowanie niezbędnych inwestycji, jak również opracowanie szczegółowego planu wdrożenia zmian z uwzględnieniem harmonogramu, budżetu oraz przydziału odpowiedzialności. Plan powinien uwzględniać różne scenariusze i zawierać elementy zarządzania ryzykiem, aby zapewnić ciągłość działania.

W celu zapewnienia zgodności z nowymi wymaganiami technicznymi UE może okazać się konieczna modernizacja lub wymiana systemów informatycznych. Szczególną uwagę należy zwrócić na integrację z systemami AES, NCTS fazy 5, GUM oraz EU Single Window.

Ważnym elementem również jest nawiązanie ścisłej współpracy z organami celnymi, dostawcami systemów IT oraz klientami w celu zapewnienia płynnego przejścia na nowe procedury i systemy, a także wdrożenie kompleksowego programu szkoleniowego i połączenie szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych dla pracowników, który będzie obejmował zarówno aspekty prawne, jak i praktyczne nowych przepisów i systemów. Regularne konsultacje pozwolą na bieżące dostosowywanie strategii.

Pomimo wyzwań związanych z dostosowaniem do nowych wymogów reforma UKC stwarza znaczące możliwości dla firm, które odpowiednio przygotują się do nadchodzących zmian. Przedsiębiorstwa, które skutecznie wdrożą nowe rozwiązania, mogą uzyskać przewagę konkurencyjną przez szybsze odprawy celne, niższe koszty administracyjne i lepszą obsługę klientów.

Wdrożenie kompleksowej strategii dostosowania do zmian w unijnym kodeksie celnym wymaga znacznych inwestycji w zasoby ludzkie, systemy IT oraz reorganizację procesów. Jednak korzyści wynikające z lepszej integracji z systemami celnymi UE, szybszych odpraw oraz możliwości centralizacji działań mogą znacząco przewyższyć koszty implementacji. Firmy, które proaktywnie podejdą do nadchodzących zmian, będą w stanie przekształcić wyzwania regulacyjne w przewagę konkurencyjną na europejskim rynku usług celnych i spedycyjnych.