Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to program finansowany z Funduszu Pracy, którego celem jest wspieranie rozwoju zawodowego pracowników i pracodawców. Ze środków KFS finansowane są szkolenia, kursy, studia podyplomowe czy egzaminy, które pozwalają na aktualizację wiedzy i umiejętności w różnych branżach. Fundusz ma zapobiegać utracie pracy z powodu braku odpowiednich kompetencji i pomagać firmom w dostosowaniu się do zmian na rynku.

Priorytety Krajowego Funduszu Szkoleniowego

Aby firma mogła ubiegać się o dofinansowanie, musi realizować co najmniej jeden z priorytetów. Należą do nich:

• wsparcie kształcenia ustawicznego skierowane do pracodawców zatrudniających cudzoziemców,
• wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy,
• wsparcie kształcenia ustawicznego w zidentyfikowanych w danym powiecie lub województwie zawodach deficytowych,
• wsparcie kształcenia ustawicznego dla nowo zatrudnionych osób (lub osób, którym zmieniono zakres obowiązków) powyżej 50. r. życia,
• wsparcie kształcenia ustawicznego osób powracających na rynek pracy po przerwie związanej ze sprawowaniem opieki nad dzieckiem oraz osób będących członkami rodzin wielodzietnych,
• wsparcie kształcenia ustawicznego osób poniżej 30. r. życia w zakresie umiejętności cyfrowych oraz umiejętności związanych z branżą energetyczną i gospodarką odpadami.

Pracodawca samodzielnie wybiera szkolenia, które najlepiej odpowiadają potrzebom firmy, a wniosek o dofinansowanie składa do właściwego powiatowego urzędu pracy.

Nowe zasady korzystania z KFS od 2026 r.

Od 2026 r. nastąpią jednak istotne zmiany w zasadach korzystania z Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Zgodnie z przygotowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej projektem rozporządzenia z funduszu będą mogły korzystać nie tylko podmioty zatrudniające pracowników, ale również osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz osoby świadczące usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Dodatkowe wymogi i obowiązki beneficjentów

Nowe przepisy wprowadzają także dodatkowe wymogi dla beneficjentów. Jednym z nich jest obowiązek utrzymania miejsca pracy przez określony czas po zakończeniu finansowanego szkolenia. Instytucje szkoleniowe realizujące kursy w ramach KFS będą musiały posiadać wpis do Bazy Usług Rozwojowych, a starostowie, wojewódzkie urzędy pracy i minister właściwy do spraw pracy zostaną zobowiązani do prowadzenia badań efektywności wydatkowania środków. Wnioski o przyznanie dofinansowania będą musiały zawierać imienną listę uczestników oraz informację o wpisie do Bazy Usług Rozwojowych. Bez zmian pozostanie lista wymaganych załączników, jednak wprowadzone zostaną limity wysokości wydatków na kształcenie jednej osoby w danym roku kalendarzowym.

Procedura naboru wniosków

Projekt rozporządzenia określa również zasady organizacji naboru wniosków. Starosta będzie zobowiązany do ogłoszenia naboru co najmniej 21 dni przed jego rozpoczęciem, a sam nabór nie będzie mógł trwać krócej niż 14 dni. Informacja o naborze będzie publikowana zarówno w siedzibie urzędu pracy, jak i w formie elektronicznej na stronie internetowej urzędu. Wnioskodawcy będą składać dokumenty wyłącznie w postaci elektronicznej przez indywidualne konto w systemie urzędu.

Obecne przepisy nie wskazują czasu, w jakim urząd ma obowiązek rozpatrzyć wniosek, jednak eksperci zwracają uwagę, że termin ten nie powinien przekraczać 90 dni. W razie negatywnej decyzji organ będzie zobowiązany do jej uzasadnienia. Zrezygnowano natomiast z dotychczasowej możliwości negocjowania przez urząd i wnioskodawcę warunków dofinansowania, takich jak cena szkolenia czy liczba uczestników. Zmiana ta jest związana z ustawowym wprowadzeniem limitów wsparcia w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.

Zakres finansowania i limity wsparcia

Ze środków mogą być finansowane koszty kształcenia ustawicznego:

• pracowników,
• pracodawców,
• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz
• osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.

O środki mogą ubiegać się podmioty, które przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku opłacały składki na Fundusz Pracy (lub były z tego obowiązku zwolnione).

Nie mogą natomiast korzystać z KFS firmy, które mają zaległości podatkowe, nie płacą składek na ubezpieczenia lub znajdują się w stanie likwidacji czy upadłości. Wykluczone są również podmioty, które w ciągu ostatnich trzech lat nieprawidłowo wykorzystały wcześniej przyznane środki.

Wysokość dofinansowania

Starosta może przyznać dofinansowanie w wysokości do 70% kosztów kształcenia, jednak nie więcej niż równowartość 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym na jednego uczestnika szkolenia. Dla mikroprzedsiębiorców (czyli firm do 9 pracowników) poziom dofinansowania może wynieść nawet 90% kosztów. Jednocześnie wprowadzone zostają maksymalne kwoty wsparcia, jakie jeden wnioskodawca może otrzymać w roku kalendarzowym. Wysokość ta wynosi odpowiednio:

• do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia – dla firm bez pracowników lub zatrudniających do 9 osób,
• do 8-krotności – dla firm zatrudniających od 10 do 49 osób,
• do 12-krotności – dla firm od 50 do 249 pracowników,
• do 14-krotności – dla firm zatrudniających powyżej 249 osób.

Obowiązki po zakończeniu szkolenia

Po zakończeniu szkolenia pracodawca musi utrzymać zatrudnienie osoby, której szkolenie było finansowane, przez co najmniej 3 miesiące. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą nie można w tym czasie jej zawiesić ani zamknąć. Analogiczny obowiązek dotyczy współpracy na podstawie umów cywilnoprawnych – musi trwać jeszcze co najmniej 3 miesiące po zakończeniu szkolenia.

Szkolenia finansowane ze środków KFS będą mogły być realizowane wyłącznie przez instytucje wpisane do rejestru Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości w zakresie świadczenia usług szkoleniowych.

Wszystkie wskazane zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2026 r.