Zatrudnienie cudzoziemca – język umowy o pracę i innych dokumentów

Zawarcie umowy o pracę z cudzoziemcem – poza obowiązkami związanymi z legalizacją jego pobytu i pracy w Polsce – rodzi również szereg dodatkowych pytań. W jakim języku sporządzić umowy o pracę z cudzoziemcem i inne dokumenty związane z zatrudnieniem? Czy przetłumaczyć regulaminy wewnątrzzakładowe obowiązujące u pracodawcy na język obcy?

Warto zaznaczyć, że powyższe pytania stawia sobie wielu pracodawców, bowiem jak podaje Ministerstwo Rodziny i Polityki społecznej, w pierwszym półroczu 2021 r. zostało wydanych 233,8 tys. zezwoleń na pracę cudzoziemca. Wśród cudzoziemców, którym wydano zezwolenia na pracę, dominujący był udział obywateli Ukrainy (68,5%), Białorusi (7,1%), a następnie Indii (2,4%), Nepalu (2%) i Uzbekistanu (1,9%)¹. Zatem jak porozumieć się z obcojęzycznymi pracownikami?

Język polski jako język umowy

Zasadą jest, że na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do wykonywania przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego, jeżeli osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w chwili, kiedy zawiera umowę, oraz jeżeli umowa ma być wykonana lub wykonywana w Polsce². Oznacza to, że umowy z zakresu prawa pracy sporządza się w języku polskim, gdy wiążą osoby, które świadczą pracę na terytorium Polski i posiadają w Polsce miejsce zamieszkania w chwili zawarcia takich umów³.

Na wniosek cudzoziemca, pouczonego uprzednio o prawie do sporządzenia umowy o pracę lub innego dokumentu wynikającego z zakresu prawa pracy w języku polskim, umowa ta lub dokument mogą być jednak sporządzone w języku obcym. Warunkiem jest to, by cudzoziemiec władał tym językiem obcym (nie musi to być zatem jego język ojczysty). Na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy zaleca się, by pracownik-cudzoziemiec złożył wniosek o sporządzenie umowy o pracę lub innego dokumentu z zakresu prawa pracy we wskazanym języku obcym (w postaci papierowej lub elektronicznej) i jego przechowywanie przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej pracownika.

Umowa w różnych językach

Nic nie stoi również na przeszkodzie temu, by umowa o pracę czy inny dokument z zakresu prawa pracy przygotowane w języku polskim zostały sporządzone jednocześnie w wersjach obcojęzycznych. Reguła ta dotyczy umów zawieranych zarówno z cudzoziemcami, jak i obywatelami polskimi. Jeżeli stroną stosunku pracy jest obcokrajowiec, to żeby uniknąć wątpliwości, warto określić, która wersja językowa jest rozstrzygająca, na wypadek gdyby znalazły się jakiekolwiek rozbieżności pomiędzy wersjami językowymi umowy o pracę lub innego dokumentu z zakresu prawa pracy. Postanowienie to jest jednak zbędne, jeżeli pracownik jest obywatelem polskim. Wówczas podstawą wykładni dokumentu z zakresu prawa pracy jest jego polska wersja językowa.

Język aktów wewnątrzzakładowych

Obok umowy o pracę czy innych dokumentów związanych ściśle ze stosunkiem pracy pracownika u pracodawców obowiązują również tzw. akty wewnątrzzakładowe, takie jak regulamin pracy czy regulamin wynagradzania. Nie ulega wątpliwości, że akty te określają prawa i obowiązki pracownika oraz pracodawcy. Jak wyjaśniono powyżej, na wniosek pracownika niebędącego obywatelem polskim umowa o pracę lub inny dokument wynikający z zakresu prawa pracy powinny być sporządzone w języku obcym, którym włada. Nawet jeżeli pracownik-cudzoziemiec nie złożył wniosku o sporządzenie danego dokumentu w języku obcym, którym włada, to w pewnych przypadkach sporządzenie tłumaczenia tego dokumentu na język obcy będzie celowe i leżące w interesie pracodawcy. Dotyczy to zwłaszcza regulaminu pracy czy zarządzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy. Jeżeli bowiem cudzoziemiec nie włada w dostatecznym stopniu językiem polskim i faktycznie nie mógł zrozumieć treści tych dokumentów, to przypisanie mu winy za naruszenie jakiegokolwiek obowiązku wynikającego z tego dokumentu może w praktyce być utrudnione lub niemożliwe. To pracodawca jest organizatorem procesu pracy i ma obowiązek zaznajamiać pracowników z zakresem ich obowiązków. To pracodawca również odpowiada za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Choć przepisy kodeksu pracy wyraźnie nie regulują tych kwestii, to nie można uznać, by zaznajamianie pracownika z zakresem jego obowiązków, zwłaszcza w obszarze BHP czy sposobem wykonywania pracy, mogło nastąpić w języku niezrozumiałym dla pracownika.

 .

¹ Informacja o zatrudnieniu cudzoziemców w Polsce, stan na 1 lipca 2021 r., Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, Departament Rynku Pracy, Warszawa 2021, [on-line], dostępne pod adresem: https://psz.praca.gov.pl/documents/10828/8179096/Informacja%20o%20zatrudnieniu%20cudzoziemc%C3%B3w%20w%20Polsce%20-%20stan%20na%201%20lipca%202021.pdf/c72f455b-67b1-45ce-98f3-c2fef2329578?t=1633694682893.

² Powyższa zasada wynika z art. 7 ust. 1 ustawy z 7 października 1999 r. o języku polskim (tekst jednolity: Dz.U. z 2021 r., poz. 672 z późn. zm.).

³ Warto podkreślić, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, od którego jest wymagane posiadanie zezwolenia na pracę, ma obowiązek przedstawienia cudzoziemcowi przed podpisaniem umowy jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca (art. 88h ust. 1 pkt 3 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy).