We współczesnej gospodarce coraz trudniej jest rozróżnić świadczenie usług (w tym produkcyjnych) od de facto udostępnienia siły roboczej. Dotyczy to zwłaszcza tych modeli współpracy, w których wykonanie określonych zadań powierzane jest podmiotowi zewnętrznemu.

W tym kontekście pojawiają się istotne rozbieżności interpretacyjne, zwłaszcza gdy usługi te wykonywane są przez cudzoziemców. 1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe regulacje, które radykalnie zmieniają warunki funkcjonowania rynku pracy tymczasowej i outsourcingu w Polsce. Nowelizacja przepisów, motywowana koniecznością przeciwdziałania patologiom w zatrudnieniu, zwłaszcza cudzoziemców, ma na celu wyeliminowanie procederu tzw. outsourcingu pracowniczego jako formy obchodzenia przepisów o pracy tymczasowej. Niniejszy artykuł stanowi analizę tej problematyki w kontekście zarówno już obowiązujących, jak i nowo wprowadzonych przepisów.

Outsourcing pracowniczy – definicja

Outsourcing polega na przekazaniu firmie zewnętrznej (outsourcerowi) zadań, które najczęściej nie są powiązane z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Celem takiego rozwiązania jest zazwyczaj redukcja kosztów, głównie osobowych. Na gruncie prawa cywilnego outsourcing przybiera postać umowy nienazwanej, zawieranej na podstawie art. 353¹ Kodeksu cywilnego – w ramach zasady swobody umów. W wyroku z 27 stycznia 2016 r. (sygn. akt I PK 21/15), Sąd Najwyższy wskazał, że podstawową cechą odróżniającą outsourcing pracowniczy od zatrudnienia pracowników własnych lub też świadczenia pracy przez pracowników tymczasowych jest brak bezpośredniego i stałego podporządkowania (zarówno prawnego, jak i faktycznego) wykonawców (outsourcera) w stosunku do podmiotu (insourcera), u którego takie usługi lub praca są wykonywane. W przypadku skierowania pracownika przez outsourcera do pracy w innym podmiocie pracownik ten może podlegać jedynie pośredniemu i krótkotrwałemu zwierzchnictwu w nowym miejscu pracy. Z kolei Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 28 października 2009 r. (sygn. akt V ACa 418/09) określił outsourcing jako system umów, w którym obsługę przedsiębiorstwa powierza się podmiotom zewnętrznym, niebędącym jego pracownikami.

Legalność pracy cudzoziemców w modelu outsourcingowym

Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 czerwca 2022 r. (sygn. akt III OSK 5047/21), zawarcie umowy outsourcingowej nie kreuje uprawnienia do zatrudniania cudzoziemców i ich dalszego udostępniania innym podmiotom.

Stanowisko to znajduje również odzwierciedlenie w praktyce urzędów wojewódzkich oraz wojewódzkich urzędów pracy, które już od 2023 r. odmawiają legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w sytuacjach, gdy rzeczywistym przedmiotem świadczenia jest praca wykonywana na rzecz osoby trzeciej – jeśli nie dochodzi przy tym do zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w oficjalnym stanowisku wskazuje, że:

„W przypadkach, w których rzeczywistym przedmiotem umowy jest udostępnienie lub wynajem pracowników, zezwolenie na pracę może zostać wydane, jeżeli podmiotem powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi jest agencja pracy tymczasowej, a zezwolenie dotyczy cudzoziemca zatrudnionego w charakterze pracownika tymczasowego”.

Ministerstwo podkreśla jednocześnie, że cudzoziemcy – z uwagi na nieznajomość języka i przepisów – są szczególnie narażeni na wyzysk. Dlatego ich udostępnianie powinno następować wyłącznie w trybie i na zasadach przewidzianych w ustawie z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1563).

Stanowisko powyższe ma zastosowanie w przypadku outsourcingu pracowniczego. Outsourcing usług (outsourcing procesowy), który polega na wyodrębnieniu określonych działań firmy i przekazaniu ich do wykonania zewnętrznemu podmiotowi – może być traktowany jako samodzielna forma legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, z tą jednak uwagą, że nie może stanowić formy ukrytej pracy tymczasowej.

Nowe regulacje od 1 czerwca 2025 r. – koniec outsourcingu pracowniczego wobec cudzoziemców

Przesądzający charakter w tym zakresie mają przepisy ustawy o warunkach wykonywania pracy przez cudzoziemców z dnia 20 marca 2025 r, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r. Zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 7 tej ustawy należy odmówić wydania zezwolenia na prace dla cudzoziemca, jeżeli:

„z okoliczności sprawy wynika, że pracę cudzoziemcowi powierzyłby podmiot, który nie jest agencją pracy tymczasowej działającą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z obowiązującymi przepisami, a praca byłaby wykonywana na rzecz osoby trzeciej”.

W uzasadnieniu ustawy wskazano, że przepis ten został wprowadzony w odpowiedzi na rosnącą skalę nadużyć w zakresie tzw. outsourcingu pracowniczego. Niejednokrotnie cudzoziemcy byli zatrudniani formalnie przez jeden podmiot, a następnie kierowani do pracy w innym przedsiębiorstwie – bez zapewnienia im jakiejkolwiek ochrony, charakterystycznej dla stosunku pracy tymczasowej. Ponadto zaznaczono, że osoby te są szczególnie narażone na zjawiska patologiczne, takie jak nielegalne zatrudnienie, wyzysk, a nawet handel ludźmi.

W praktyce gospodarczej granica między legalnym outsourcingiem procesowym a nielegalnym outsourcingiem pracowniczym jest często trudna do jednoznacznego określenia. Szczególnie problematyczne bywa to w sektorach takich jak produkcja, logistyka czy usługi sprzątania.

Gdy rzeczywiście dochodzi do wyodrębnienia procesów do realizacji przez podmiot zewnętrzny, strony umowy zazwyczaj dysponują odpowiednią dokumentacją, są świadome konieczności zawarcia dodatkowych umów – np. dotyczących toolingu czy najmu narzędzi – oraz wyznaczenia koordynatora po stronie outsourcera. Niemniej jednak jeśli w trakcie kontroli okaże się, że wyodrębnienie procesów miało charakter pozorny, cała koncepcja ulega załamaniu, a firma korzystająca – zwłaszcza z pracy cudzoziemców – narażona jest na poważne konsekwencje finansowe.

Outsourcer, czyli firma wykonująca wyodrębniony proces na rzecz insourcera, powinna odpowiadać m.in. za rekrutację pracowników, nadzór nad nimi, ustalanie rozkładu czasu pracy, a także za ich motywowanie i kontrolowanie. Jeżeli jednak okaże się, że proces nie był poprawnie skonstruowany, Państwowa Inspekcja Pracy lub Straż Graniczna mogą stwierdzić, że umowa outsourcingu procesowego została zawarta jedynie dla pozoru. Tłumaczenia, że insourcer nadzorował wyłącznie usługę, a nie pracę pracowników outsourcera, mogą zostać łatwo podważone – na przykład na podstawie przesłuchań pracowników, w tym byłych, które ujawnią rzeczywiste podporządkowanie pracownicze.

W przypadku stwierdzenia takiego procederu organy inspekcji pracy są zobowiązane do nałożenia grzywny za powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, i to nie niższej niż 6000 zł za jednego nielegalnie zatrudnionego cudzoziemca. Organy nakładają grzywnę także za skierowanie cudzoziemca, któremu powierzono pracę, do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej (kara nie niższa niż 3000 zł).

Agencje pracy tymczasowej zatrudniające cudzoziemców

Agencje pracy tymczasowej zatrudniające cudzoziemców od 1 czerwca 2025 r. są zobowiązane do spełniania nowych wymogów. Jedną z najistotniejszych zmian wprowadzonych przez nową ustawę o rynku pracy jest ustanowienie dwuletniego okresu karencji dla nowo powstałych agencji zatrudnienia. Zgodnie z art. 305 ust. 3 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców będzie możliwe dopiero po upływie dwóch lat od uzyskania wpisu do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia (KRAZ). Zgodnie z przepisami przejściowymi (art. 445 ust. 6 tej ustawy) istniejące agencje zatrudnienia będą miały tylko 3 miesiące od wejścia w życie ustawy na aktualizację wpisu w KRAZ. Niezłożenie wniosku w terminie będzie skutkować utratą uprawnień do świadczenia usług pośrednictwa pracy na rzecz cudzoziemców.

W praktyce oznacza to, że nowo utworzona agencja będzie mogła zatrudniać wyłącznie:

• obywateli polskich,
• obywateli państw Unii Europejskiej,
• cudzoziemców zwolnionych z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę (np. posiadaczy Karty Polaka, obywateli Ukrainy objętych specustawą).

Opłata za wpis do rejestru agencji zatrudnienia została zwiększona z 200 zł do 1000 zł. Dodatkowo dodano opłatę za zmianę wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia w zakresie świadczenia usługi kierowania cudzoziemców do zatrudnienia na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. W celu przeciwdziałania naruszeniom agencje zatrudnienia mają obowiązek posiadania rzeczywistej siedziby, a także przechowywania wszystkich dokumenty niezbędne do wykazania spełniania warunków wymaganych do wykonywania działalności objętej wpisem do rejestru agencji zatrudnienia przez cały okres posiadania wpisu do tego rejestru oraz przez okres 3 lat od dnia wykreślenia podmiotu z rejestru agencji zatrudnienia.

Celem tych regulacji jest ograniczenie procederu tworzenia fikcyjnych agencji jedynie w celu szybkiego uzyskania dostępu do taniej siły roboczej spoza UE. Wprowadzenie karencji oznacza również istotną barierę wejścia na rynek, co może wzmacniać pozycję dużych, istniejących już podmiotów.