Zasady uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych

Nowa ustawa Prawo zamówień publicznych dokonała zmiany między innymi w zakresie uzupełniania dokumentów, które dotyczą przedmiotu zamówienia (składanych głównie jako środek dowodowy, że oferowane dostawy, usługi czy roboty odpowiadają wymaganiom zamawiającego). Chodzi przykładowo o specyfikacje techniczne urządzeń, karty katalogowe, certyfikaty, wypełnione przez wykonawcę dokumenty opisujące cechy dostarczanych urządzeń itp. W niniejszym wpisie omówione zostaną zasady uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych według najnowszych uregulowań.

Uzupełnianie dokumentów według nowego PZP

Na gruncie nowych przepisów dokumenty, o których wspomniałem, są składane wraz z ofertą (zamawiający nie może przenieść tego obowiązku na późniejszy etap postępowania) i zasadniczo wykonawca nie może ich uzupełniać, chyba że zamawiający przewidział taką możliwość w warunkach przetargowych (art. 107 ust. 2 ustawy).

Zamieszczenie takiego zastrzeżenia w ogłoszeniu lub SWZ oznacza nie tyle uprawnienie, ile obowiązek zamawiającego do wezwania tych wykonawców, którzy wraz z ofertą nie przedłożyli wymaganych dokumentów. Należy zauważyć, że co do generalnej zasady to, czy dany dokument jest przedmiotowym środkiem dowodowym, czy nie, będzie wynikało z samego charakteru tego dokumentu, a nie z tego, że zamawiający nazwie go tak lub inaczej. Zatem jeśli np. karta katalogowa jest składana jako dokument potwierdzający zgodność oferowanego rozwiązania (przedmiotu zamówienia) z wymaganiami, to nie można obejść normy zawartej w art. 107 ust. 2 przez twierdzenie, że konieczność uzupełnienia karty wynika z jakiejś innej podstawy prawnej. Liczy się merytoryczna treść dokumentu i tryb, w którym jest on pierwotnie składany.

Obowiązek wezwania do uzupełnienia jest uchylony w przypadkach, gdy:

1. oferta i tak podlegałaby odrzuceniu z innych powodów niezależnych od tego, czy złożono środek dowodowy;
2. postępowanie podlega unieważnieniu;
3. środek jest składany w związku z kryteriami oceny ofert.

Na tle ostatniego wyjątku można postawić pytanie, co w sytuacji, gdy dany dokument (np. karta katalogowa) jest składany zarówno po to, by potwierdzić, że urządzenie spełnia wymagania, jak i po to, żeby ocenić urządzenia w ramach kryteriów oceny ofert. Wydaje się, że w takim przypadku powinno się dopuścić uzupełnienie dokumentu na potrzeby potwierdzenia spełniania wymagania. Zarazem w takiej sytuacji uzupełniony dokument nie byłby brany pod uwagę w związku z badaniem oferty w ramach kryteriów oceny ofert. Trudno byłoby bowiem założyć, że oferta musiałaby podlegać odrzuceniu, pomimo że oferowane rozwiązanie jest zgodne z wymaganiami zamawiającego, co wykonawca jest w stanie wykazać na podstawie uzupełnionych dokumentów.

W ustawie wskazano dodatkowo na dwie okoliczności uzasadniające uzupełnienie:

• wykonawca nie złożył przedmiotowych środków dowodowych lub
• złożone przedmiotowe środki dowodowe są niekompletne.

Kiedy nie wolno uzupełniać przedmiotowych środków dowodowych?

Zatem brak jest podstaw do uzupełnienia dokumentu, gdy z przedłożonych już informacji wynika, że oferowane rozwiązanie nie zgadza się z wymaganiami zamawiającego. Przy tym warto zaznaczyć, że taka niezgodność może mieć dwie postaci:

• urządzenie obiektywnie nie spełnia wymagań zamawiającego (np. pobór mocy jest większy niż wymagany);
• urządzenie wprawdzie spełnia wymagania, ale przedłożony dokument błędnie przypisuje danemu urządzeniu cechy odmienne niż akceptowane przez zamawiającego (mylna informacja w karcie katalogowej).

Wydaje się, że zawężenie możliwości uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych tylko do sytuacji, kiedy dokumenty są niezłożone lub niekompletne, zamyka drogę do ich uzupełniania w obu opisanych powyżej możliwościach. Tym bardziej niezasadne byłoby wyjaśnianie takich niezgodności, żeby odstąpić od odrzucenia oferty. Choć takie rozwiązanie może budzić wątpliwości – to wydaje się, że przyjęte przez ustawodawcę rozwiązanie właśnie na tym ma polegać.

Niezłożenie i niekompletność złożonych środków dowodowych

Jak już wspomniałem, ustawodawca dopuszcza możliwość uzupełnienia środków niezłożonych lub niekompletnych.

Niezłożenie to po prostu nieprzekazanie danego dokumentu (bierność wykonawcy). Takim niezłożeniem byłoby także złożenie dokumentu formalnie wadliwego (czyli np. brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem czy złożenie wadliwego pliku bez możliwości jego otwarcia).

Natomiast w zakresie niekompletności wydaje się, że można wyróżnić dwie sytuacje:

• brak fragmentu złożonego dokumentu (niekompletność fizyczna dokumentu),
• brak wymaganej informacji w treści złożonego dokumentu (niekompletność merytoryczna).

Zgodnie z częścią poglądów wyrażanych w piśmiennictwie, tylko niekompletność fizyczna dokumentu uzasadnia zastosowanie art. 107 ust. 2 PZP. Zatem przykładowo, jeśli została złożona karta katalogowa, która jest kompletna (założono cały dokument), ale w tym dokumencie brakuje wymaganych informacji (np. na temat wielkości wyświetlacza oferowanego urządzenia), to taki dokument nie podlega uzupełnieniu. W praktyce trudno jednak będzie w niektórych przypadkach rozstrzygnąć, czy mamy do czynienia z opisaną powyżej niekompletnością fizyczną czy merytoryczną. Takie problemy mogą wystąpić np. w sytuacji, gdy specyfikacje urządzenia są sporządzane przez wykonawcę na potrzeby konkretnego postępowania, a więc mają charakter zindywidualizowany. Jeszcze trudniej będzie, gdy zamawiający nie ułatwił wykonawcy składania oferty, domagając się przedstawienia dokumentów na potwierdzenie ogólnie rozumianej zgodności z obszernym opisem przedmiotu zamówienia. Z tych powodów – a także analizując przepisy ze względu na ich cel – dopuszczenie możliwości uzupełnienia dokumentów, w których pominięto informacje wymagane przez zamawiającego, wydaje się zasadne. Dlatego przy odmiennym podejściu konieczne będzie odrzucanie ofert, które są obiektywnie zgodne z wymaganiami zamawiającego (wskazany w ofercie model spełnia wymagania), gdy wykonawca posłużył się kartą katalogową niezawierającą wszystkich odniesień do opisanych wymagań (co może być częste w przypadkach, gdy wymagania zamawiającego wykraczają poza typowe informacje zawarte w uproszczonej karcie katalogowej).