Od 2016 r. obowiązują przepisy, które zwalniają wykonawców z obowiązku przedkładania pełnej dokumentacji już na etapie składania oferty. Obowiązek ten aktualizuje się dopiero w momencie uznania oferty określonego wykonawcy za najkorzystniejszą. Na gruncie stosowania tych przepisów powstały jednak liczne wątpliwości. Co zamawiający powinien zrobić w sytuacji, gdy wykonawca złoży wymaganą dokumentację razem z ofertą? Przepisy nie dają na to pytanie jasnej odpowiedzi.

Źródło problemu

Nowelizacją ustawy Prawo zamówień publicznych z 2016 roku wprowadzono do ustawy między innymi dwa przepisy, zgodnie z którymi:

• wykonawca dołącza do oferty aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (art. 25a ust. 1);
• zamawiający przed udzieleniem zamówienia wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp (art. 26 ust. 1).

Zmiana podyktowana była potrzebą wdrożenia przepisów dyrektywy. Celem nowej regulacji było odformalizowanie prowadzonych postępowań. Wykonawcy zostali pozbawieni obowiązku przedkładania określonych dokumentów wraz z ofertą. Dokumenty te są wymagane wyłącznie od zwycięskiego uczestnika przetargu.

Dokumentów nie trzeba pozyskiwać na dzień składania ofert, mogą być przedkładane także później. Muszą być one jednak aktualne na dzień ich składania. Zarazem nic nie stoi na przeszkodzie złożeniu dokumentów wcześniej wystawionych, mieszczących się w określonym terminie (np. zaświadczenie o niekaralności nie starsze niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert).

Zgodnie z Prawem zamówień publicznych, wykonawca nie jest obowiązany do złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3 (warunki udziału, kryteria selekcji oraz wykluczenie), jeżeli zamawiający posiada oświadczenia lub dokumenty dotyczące tego wykonawcy.

Problem z dokumentami samodzielnie przedłożonymi

Na powyższym tle powstaje problem w sytuacji, gdy wykonawca załączy niewymagane dokumenty już do oferty. Zakładając, że są one poprawne, powstaje pytanie, czy zamawiający powinien podejmować jakiekolwiek dodatkowe działania? Zdania są podzielone. Prezentowane są poglądy, zgodnie z którymi jeśli zamawiający posiada wymagane dokumenty, powinien dodatkowo wezwać wykonawcę do potwierdzenia, iż są one aktualne (tak m. in. Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale o sygn. akt KIO/KD 13/19). Wskazuje się, iż zamawiający nie ma wiedzy, czy w okresie między złożeniem oferty a wyborem najkorzystniejszej oferty, w sytuacji podmiotowej wykonawcy nie nastąpiły zmiany, które skutkowałyby koniecznością wykluczenia go z postępowania.

Brak jest jednak normy, która kreowałaby wprost taki obowiązek. Nie wydaje się, by wynikał on z brzmienia art. 26 ust. 3 Pzp. Zamiast odformalizowania postępowania mielibyśmy do czynienia z dodatkowym nakazem, bez wyraźnej podstawy prawnej. Wydaje się, iż samo wskazanie na „aktualność” przedkładanych dokumentów to za mało do uznania, iż to ten jeden konkretny moment postępowania (tuż przed wyborem oferty najkorzystniejszej) ma istotne znacznie w kontekście badania niepodlegania wykluczeniu lub spełniania warunków. Przecież wykonawca winien nie podlegać wykluczeniu przez cały czas trwania postępowania, także po wyborze oferty najkorzystniejszej.

Podstawy odrzucenia oferty

Uznanie, iż zamawiający ma obowiązek wezwania wykonawcy do potwierdzenia aktualności dokumentów ma jeszcze jedną, zdaje się pomijaną, konsekwencję. Jest to pytanie o podstawy prawne wykluczenia wykonawcy lub też odrzucenia jego oferty w przypadku, gdy takiego oświadczenia wykonawca nie złoży (milczenie). Brak jest przecież w przepisach ustawy sankcji wykluczenia wykonawcy z samego faktu braku potwierdzenia aktualności dokumentów (argument z treści art. 24 ustawy Pzp). Zarazem skoro zamawiający jest w posiadaniu dokumentów spełniających wymagania zarówno co do treści, jak i daty ich sporządzenia, nie ma podstaw do uznania, iż wykonawca nie potwierdził spełniania warunków udziału lub też braku przesłanek do wykluczenia. Reasumując, można mieć poważne wątpliwości, czy nakazywanie zamawiającym potwierdzania aktualności dokumentów znajduje uzasadnienie w przepisach ustawy.

Autorem artykułu jest Paweł Rożyński, prawnik w GWW.