Art. 124 ustawy Pzp stanowi, że zamawiający żąda podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia. Może ich też żądać na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Czym są podmiotowe środki dowodowe i na jakich zasadach zamawiający mogą żądać ich udostępniania?

Co to są podmiotowe środki dowodowe?

Definicja podmiotowych środków dowodowych znajduje się w art. 7 pkt 17) nowego Pzp.  Są to środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Wyjątkiem jest oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 nowego Pzp, czyli oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, w zakresie wskazanym przez zamawiającego. Podmiotowymi środkami dowodowymi będą zatem: referencje, polisa OC i dowody jej opłacenia, zaświadczenia z KRK, ZUS, US, itp.

Kiedy zamawiający wezwie wykonawcę do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych?

Zgodnie z art. 126 ust. 1 nowego Pzp, przed wyborem najkorzystniejszej oferty zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia aktualnych na dzień ich złożenia podmiotowych środków dowodowych. Termin na przedłożenie tych dokumentów nie może być krótszy niż 10 dni.

Nie można jednak zapominać, że poza przypadkiem określonym powyżej, zamawiający może wezwać wykonawców do złożenia podmiotowych środków dowodowych na każdym etapie postępowania. Stanowi o tym art. 126 ust. 2 nowego Pzp. Zgodnie z tym przepisem, obowiązek złożenia podmiotowych środków dowodowych może być określony na dzień składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub niezwłocznie po ich złożeniu. Wezwanie to musi dotyczyć zawsze podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia.

Istotne jest ponadto, że nie jest wykluczone kilkukrotne wzywanie przez zamawiającego do przedkładania podmiotowych środków dowodowych. Ust. 3 art. 126 nowego Pzp stanowi bowiem, że „Jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne, zamawiający może w każdym czasie wezwać wykonawcę lub wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia.” Przepis ten może mieć przykładowo zastosowanie w trakcie długo trwających postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

Kiedy zamawiający nie musi wzywać do przedłożenia podmiotowych środków dowodowych?

Istotna – z punktu widzenia sprawności postępowania – jest regulacja przewidziana w art. 127 ust. 1 nowego Pzp, zgodnie z którą zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli:

1) może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tych środków;

2) podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 nowego Pzp.

Kiedy wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych?

Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

Przykładowo, jeśli wraz z ofertą wykonawca przedłoży podmiotowe środki dowodowe, które na tamtym etapie nie były jeszcze wymagane, to nie będzie zobowiązany do ich przedłożenia na wezwanie zamawiającego jeśli wykaże, że są one nadal aktualne i prawidłowe.

Przepis art. 127 ust. 2 nowego Pzp znajdzie także zastosowanie w przypadku, gdy wykonawca składał już u danego zamawiającego oferty, w których przedłożył wymagane środki dowodowe w tym innym postępowaniu. Jeśli środki te będą aktualne, wystarczające będzie, że wykonawca potwierdzi ich poprawność i aktualność.

Z powyższego należy wnioskować jednak, że wykonawca zobowiązany będzie do udzielenia odpowiedzi na wezwanie zamawiającego, w którym wskaże, że złożył dokumenty i wykaże, że są one nadal aktualne. Przykładowo, skoro zaświadczenia z KRK ważne są 6 miesięcy to fakt, że były one aktualne w dniu składania ofert nie oznacza, że będą one aktualne na dzień wezwania przez zamawiającego. Należy bowiem pamiętać, że zgodnie z kolejnymi ustępami art. 126 nowego Pzp, środki dowodowe muszą być aktualne na dzień ich przedłożenia.

Wezwanie do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia podmiotowych środków dowodowych

Co do zasady, art. 128 nowego Pzp stanowi, że jeśli wykonawca nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 nowego Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu lub gdy są one niekompletne lub zawierają błędy, zamawiający wzywa wykonawcę odpowiednio do ich złożenia, poprawienia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie.

Powyższe nie znajdzie jednak zastosowania w przypadku, gdy:

1) wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferta wykonawcy podlegają odrzuceniu bez względu na ich złożenie, uzupełnienie lub poprawienie lub

2) zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

Również w tym przypadku, podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie, o którym mowa w art. 128 ust. 1 nowego Pzp muszą być aktualne na dzień ich złożenia.

Istotne jest ponadto, że złożenie, uzupełnienie lub poprawienie podmiotowych środków dowodowych nie może służyć potwierdzeniu spełniania kryteriów selekcji.

Art. 128 ust. 4 nowego Pzp stanowi z kolei, że zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu. Zgodnie z kolejnym ustępem, w przypadku wątpliwości, może on zwrócić się bezpośrednio do podmiotu, który jest w posiadaniu informacji lub dokumentów istotnych w tym zakresie dla oceny spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, kryteriów selekcji lub braku podstaw wykluczenia, o przedstawienie takich informacji lub dokumentów.

Zauważyć należy, że w przypadku wezwania wykonawcy do uzupełnienia, wyjaśnienia lub poprawienia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 nowego Pzp, podmiotowych środków dowodowych, innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu, powinien on zadbać aby przedkładane na podstawie art. 128 ust. 1 nowego Pzp dokumenty były prawidłowe. Aktualne w tym przypadku pozostanie bowiem jednolite orzecznictwo KIO, z którego jednoznacznie wynika, że kilkukrotne wzywanie wykonawcy do wyjaśnienia, poprawienia lub uzupełnienia tej samej kwestii stanowi nierówne traktowanie wykonawców (przykładowo sygn. KIO 2664/18).

Autorką artykułu jest Marta Lipińska, aplikantka radcowska w GWW.