Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego kończy się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem. Przesłanki unieważnienia postępowania o wartościach równych lub przekraczających progi unijne zostaną omówione w poniższym wpisie.

Obligatoryjne unieważnienie postępowania

W art. 255 nowego PZP przewidziane zostały przesłanki unieważnienia postępowania. Zgodnie z tym przepisem zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia w następujących przypadkach:

1) nie złożono żadnej oferty albo żadnego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

2) wszystkie złożone oferty albo wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu podlegały odrzuceniu;

3) cena lub koszt najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny lub kosztu najkorzystniejszej oferty;

4) jeżeli na wezwanie zamawiającego, o którym mowa w art. 248 ust. 3, art. 249 i art. 250 ust. 2 nowego PZP (tj. gdy nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub koszcie), zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie lub koszcie;

5) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;

6) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego;

7) wykonawca nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy lub uchylił się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem art. 263 nowego PZP (tj. możliwości dokonania przez zamawiającego ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnienia postępowania);

8) w trybie zamówienia z wolnej ręki negocjacje nie doprowadziły do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Brak zasadności dalszego prowadzenia postępowania

Kolejna przesłanka unieważnienia postępowania została określona w art. 256 nowego PZP. W postępowaniach wszczętych od 1 stycznia 2021 r. zamawiający mogą unieważnić postępowanie, jeżeli wystąpiły okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania jest nieuzasadnione. Jako brak zasadności dalszego prowadzenia postępowania można przykładowo wskazać istotną zmianę charakteru zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu lub SWZ. Z taką sytuacją będziemy mieć do czynienia, gdy dojdzie do zmiany rodzaju zamówienia z dostawy na usługi lub też zmiany przedmiotu zamówienia, np. z zakupu sprzętu IT na jego leasing lub z remontu na wyburzenie i budowę od nowa.

Podstawą do zastosowania art. 256 nowego PZP będzie bez wątpienia sytuacja, w której zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu istotnie zmieniają charakter zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, w szczególności jeśli znacznie zmieniają jego zakres. Artykuł 90 ust. 3 nowego PZP wprost bowiem przewiduje możliwość unieważnienia postępowania w takiej sytuacji.

Dodatkowo, artykuł ten znajdzie zastosowanie także w przypadku, gdy zmiany treści SWZ prowadziłyby do istotnej zmiany charakteru zamówienia w porównaniu z pierwotnie określonym, w szczególności prowadziłyby do znacznej zmiany zakresu zamówienia, o czym stanowi art. 137 ust. 7 nowego PZP.

Unieważnienie postępowania na podstawie art. 256 nowego PZP będzie mogło mieć miejsce przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert, jeżeli wystąpią okoliczności powodujące, że dalsze prowadzenie postępowania będzie nieuzasadnione. Przesłanka ta stanowi o uprawnieniu, a nie obowiązku zamawiającego.

Nieprzyznanie środków

Przesłanką umożliwiającą unieważnienie postępowania jest okoliczność opisana w art. 257 nowego PZP. Przepis ten określa, że jeśli zamawiający nie pozyska dofinansowania na realizację zamówienia ze środków publicznych, to będzie uprawniony do unieważnienia postępowania. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli  środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w:

• ogłoszeniu o zamówieniu – w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, partnerstwa innowacyjnego

albo

• zaproszeniu do negocjacji – w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.

Nieprzekroczenie wymaganej minimalnej liczby wykonawców, ofert lub rozwiązań

Nowe PZP przewiduje także, że zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli liczba wykonawców, którzy złożyli niepodlegające odrzuceniu wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż minimalna liczba wykonawców określona w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia, gdy zamawiający zamierzał zaprosić ich do składania ofert, ofert wstępnych albo dialogu konkurencyjnego.

Analogicznie, uprawnienie takie przysługuje zamawiającemu, jeżeli liczba niepodlegających odrzuceniu ofert wstępnych lub ofert, które podlegają negocjacjom albo liczba rozwiązań przedstawionych przez wykonawców podczas dialogu konkurencyjnego, jest mniejsza niż minimalna liczba określona w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia.

Dodatkowo zamawiającemu przysługuje uprawnienie do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli liczba ofert niepodlegających odrzuceniu, które podlegają negocjacjom na ostatnim etapie, jest mniejsza niż 2.

Zamawiający mogą także unieważniać postępowania o zawarcie umów ramowych, które miały być zawarte z więcej niż jednym wykonawcą, jeżeli wpłynęły mniej niż 2 oferty lub mniej niż 2 wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, niepodlegające odrzuceniu.

Wszystkie wymienione wyżej przypadki stanowią uprawnienie, a nie obowiązek zamawiającego.

Uprawnienia wykonawców

W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie zamawiającego – choćby było ono w pełni uzasadnione – ustawodawca w nowym PZP przyznaje wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, prawo do dochodzenia roszczeń o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty. Zwrot kosztów może dotyczyć jedynie kosztów uzasadnionych, tzn. niezbędnych do udziału w postępowaniu. To po stronie wykonawcy leży udowodnienie zarówno zasadności, jak i oczywiście samego faktu ich poniesienia. Wydaje się, że są to wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego przygotowania oferty, koszty uzyskania niezbędnych zaświadczeń i dokumentów, dojazdów do miejsca prowadzenia postępowania, np. w związku z udziałem w otwarciu ofert lub udziałem w zebraniu wykonawców. Roszczenie o zwrot takich kosztów powinno być kierowane do zamawiającego, a w przypadku jego nieuznania – do sądu powszechnego. W sprawach tych nie jest właściwa KIO.