Podpisanie sprawozdania finansowego

W wielu spółkach zaczną się niedługo prace nad rocznym sprawozdaniem finansowym. Z tego powodu warto zwrócić uwagę na nowelizację ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, która weszła w życie 1 stycznia 2022 r. W sposób istotny zmieniły się w szczególności zasady podpisywania sprawozdania finansowego.

Dotychczasowe zasady podpisania sprawozdania finansowego

Dotychczas sprawozdanie finansowe musieli podpisać – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Co ważne, jeżeli jednostką kierował organ wieloosobowy, sprawozdanie musieli podpisać wszyscy członkowie tego organu. W przypadku spółki z o.o. wszyscy członkowie zarządu musieli więc złożyć swoje podpisy pod sprawozdaniem.

Nowe zasady podpisania sprawozdania finansowego

Po wejściu w życie nowych przepisów, jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu. Oznacza to, że w przypadku spółki z o.o. wystarczające będzie, jak tylko jeden członek zarządu podpisze sprawozdanie finansowe. Pozostali członkowie organu wieloosobowego muszą jednak złożyć oświadczenie, że sprawozdanie spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmówić złożenia takiego oświadczenia. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego, którą trzeba uzasadnić na piśmie. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Powyższe oświadczenia sporządza się albo w postaci papierowej i opatruje własnoręcznym podpisem, albo w postaci elektronicznej – wówczas:

– opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub

– podpisem zaufanym, lub

– podpisem osobistym.

Jeżeli analizowane oświadczenie zostało sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, to jedna z osób wchodzących w skład organu, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych oświadczeń.

Podsumowanie

Omówione powyżej zasady składania podpisu stosuje się także do skonsolidowanych sprawozdań finansowych. Poza pozostałymi dokumentami związanymi z zatwierdzeniem rocznego sprawozdania finansowego do KRS składa się zarówno odmowę podpisu sprawozdania, jak i oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia co do spełnienia przez sprawozdanie wymagań ustawowych. Sprawozdania finansowe, które zostaną zatwierdzone przed 1 czerwca 2022 r. oraz co do których skorzystano z możliwości odmowy podpisania lub potwierdzenia ich zgodności z ustawą, należy złożyć w KRS w okresie od 1 czerwca 2022 r. do 15 czerwca 2022 r.

Podsumowując zatem, widzimy, że analizowane zmiany zmierzają do jednoznacznego podkreślenia, że złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym stanowi potwierdzenie, iż spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości.