Nowe Pzp przewiduje cztery tryby postępowań o udzielenie zamówienia publicznego poniżej progów unijnych: tryb podstawowy, partnerstwo innowacyjne, negocjacje bez ogłoszenia i zamówienie z wolnej ręki. W niniejszym artykule omówione zostaną wstępne informacje dotyczące pierwszego z wymienionych, tj. trybu podstawowego.

Warianty trybu podstawowego

Zgodnie z treścią art. 275 nowego Pzp, zamawiający udziela zamówienia w trybie podstawowym, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy. Wspomniany artykuł przewiduje trzy warianty trybu podstawowego:

• tryb podstawowy bez negocjacji (art. 275 pkt 1 nowego Pzp);
• tryb podstawowy z negocjacjami fakultatywnymi (art. 275 pkt 2 nowego Pzp);
• tryb podstawowy z negocjacjami obligatoryjnymi (art. 275 pkt 3 nowego Pzp).

Celem prowadzenia negocjacji jest, zgodnie z treścią przepisu, „ulepszenie” ofert.

Wszczęcie postępowania

Wszczęcie postępowania prowadzonego w trybie podstawowym następuje przez  zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Po zamieszczeniu tego ogłoszenia, zamawiający może bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi, dostawy lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia.

Art. 277 ust. 1 nowego Pzp stanowi, że w trybie podstawowym bez negocjacji i z fakultatywnymi negocjacjami, zamawiający sporządza specyfikacje warunków zamówienia („SWZ”). Szczegółowe wymagania co do zawartości SWZ zostały opisane w art. 281 nowego Pzp.

W przypadku wyboru przez zamawiającego trybu z negocjacjami fakultatywnymi, negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany treści SWZ. Ustawodawca przewidział ponadto, że mogą one dotyczyć wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. W praktyce dotyczyć one będą głównie wysokości ceny, okresu gwarancji, terminu realizacji – o ile elementy te stanowić będą kryterium oceny ofert.

Odnosząc się do trybu podstawowego z negocjacjami obligatoryjnymi, to w przeciwieństwie do dwóch opisanych wcześniej trybów, SWZ sporządzany jest dopiero po przeprowadzeniu negocjacji. Przed negocjacjami wykonawcom udostępniany jest zaś opis potrzeb i wymagań. W art. 279 nowego Pzp przewidziano także, że negocjacje treści ofert nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, określonych w opisie potrzeb i wymagań oraz, że mogą dotyczyć warunków zamówienia, w celu podniesienia jego efektywności.

Rozmowy te mają zatem prowadzić nie tylko do uzyskania lepszej oferty od potencjalnych wykonawców, ale także do ostatecznego ukształtowania treści SWZ. Tryb ten będzie miał istotne znaczenie, gdy zamawiający nie będzie w stanie samodzielnie określić warunków zamówienia.

Termin składania ofert

We wszystkich omówionych wyżej trybach podstawowych termin składania ofert musi być wyznaczony z uwzględnieniem złożoności zamówienia oraz czasu potrzebnego na ich przygotowanie. W art. 283 nowego Pzp przewidziano, że:

• w przypadku dostaw i usług termin nie może być krótszy niż 7 dni, zaś
• w przypadku robót budowlanych termin nie może być krótszy niż 14 dni

od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Wnioski i wyjaśnienia

Nowe Pzp przewiduje także instytucję wniosków i wyjaśnień do SWZ lub opisu potrzeb i wymagań. Instytucja ta jest analogiczna do obowiązujących obecnie pytań i odpowiedzi do SIWZ. W art. 284 nowego Pzp określono, że wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie odpowiednio treści SWZ albo opisu potrzeb i wymagań.

Wniosek o wyjaśnienie treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań powinien wpłynąć do zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom. W takim przypadku zamawiający zobowiązany jest do udzielenia wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom. Ustawa wprost stanowi, że obowiązek ten nie dotyczy wniosków, które wpłyną z uchybieniem terminu, o którym mowa w art. 284 ust. 1 nowego Pzp.

W przypadku nieudzielenia przez zamawiającego wyjaśnień we wskazanym powyżej terminie, termin składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom powinien zostać przedłużony o czas niezbędny do zapoznania się wszystkich zainteresowanych wykonawców z wyjaśnieniami niezbędnymi do należytego przygotowania i złożenia odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom. Powyższe nie wpływa na bieg terminu składania wniosku o wyjaśnienie treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań.

Ustęp 6 art. 284 nowego Pzp stanowi zaś, że treść zapytań wraz z wyjaśnieniami:

1. w przypadku trybu bez negocjacji – zamawiający udostępnia, bez ujawniania źródła zapytania, na stronie internetowej prowadzonego postępowania;
2. w przypadku trybów z negocjacjami – zamawiający przekazuje wykonawcom, którym udostępnił odpowiednio SWZ albo opis potrzeb i wymagań.

Zebranie

Analogiczną do obecnie obowiązującej w prawie zamówień publicznych instytucją jest także zebranie wszystkich wykonawców w celu wyjaśnienia treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań. Zebranie takie może zwołać zamawiający poprzez udostępnienie na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacji o jego terminie. Z zebrania sporządzana jest informacja, która udostępniana jest na stronie internetowej prowadzonego postępowania. W informacji zawiera się zgłoszone na zebraniu pytania o wyjaśnieniem treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań oraz odpowiedzi na nie, bez wskazywania źródeł zapytań.

Zmiana treści SWZ albo opisu potrzeb i wymagań

Art. 286 nowego Pzp przewiduje możliwość zmiany treści SWZ albo opisu potrzeb i wymagań. Treść SWZ może ulec zmianie do momentu upływu terminu składania ofert, zaś zmiana opisu potrzeb i wymagań przed upływem terminu do składania ofert podlegających negocjacjom.

Ustawa stanowi, że w  przypadku gdy zmiana treści SWZ jest istotna dla sporządzenia oferty lub wymaga od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ i przygotowanie ofert, zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie. Analogiczny wymóg przewidziano w przypadku zmiany treści  opisu potrzeb i wymagań. Dokonaną zmianę treści odpowiednio SWZ albo opisu potrzeb i wymagań zamawiający udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

W przypadku przedłużenia terminu składania odpowiednio ofert albo ofert podlegających negocjacjom, zamawiający zobowiązany jest poinformować o tym wykonawców przez zamieszczenie informacji na stronie internetowej prowadzonego postępowania, na której została odpowiednio udostępniona SWZ albo opis potrzeb i wymagań. Zamawiający musi też zamieścić tę informację w treści ogłoszenia o zmianie ogłoszenia, o którym mowa w art. 267 ust. 2 pkt 6 nowego Pzp.

Ograniczenie liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert

Nowe Pzp przewiduje możliwość ograniczenia liczby wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert, o ile liczba ta jest wystarczająca, aby zapewnić konkurencję i nie jest mniejsza niż 3. W takim przypadku zamawiający zobowiązany jest wskazać, w ogłoszeniu o zamówieniu oraz odpowiednio w SWZ albo w opisie potrzeb i wymagań, kryteria oceny ofert, które zamierza stosować w celu ograniczenia liczby wykonawców zapraszanych do negocjacji ofert, oraz podaje maksymalną liczbę wykonawców, których zaprosi do negocjacji ofert.

Powyżej omówionych zostało kilka podstawowych zagadnień dotyczących trybu podstawowego. W kolejnym artykule poruszone zostaną kwestie związane z przebiegiem negocjacji i składaniem ofert ostatecznych.

Autorką artykułu jest Marta Lipińska, aplikantka radcowska (w trakcie wpisu na listę radców prawnych) w GWW.